💣 Schlechte Datenqualität - Die Problematik von fehlerhaften Daten
Vielfach wird die Auswirkungen von Daten auf die operativen Prozesse unterschätzt. Ob falsche Vertragsdaten, inkorrekte Geräte-Daten oder schlicht die falsche Rechnungsposition kann dies zum Schaden des eigenen Unternehmens führen.
Somit steht die Datenqualität im Kern jeglichen Handelns, denn dadurch wird garantiert, das Informationen vertrauensvoll, sicher und nachvollziehbar sind.
Fehlerhafte Daten sind keine Seltenheit. Das zeigt beispielsweise eine Studie der Wissenschaftler Tadhg Nagle, David Sammon und Thomas C. Redman.
Sie wurde 2017 im Management-Magazin Harvard Business Review veröffentlicht. Ein Ergebnis der Studie: Durchschnittlich 47 Prozent der von Unternehmen neu erstellten Datensätze weisen mindestens einen kritischen Fehler auf, der sich negativ auf die Arbeit des Unternehmens auswirkt.
Schlechte Datenqualität kostet Vertrauen, Reputation und am Ende auch Umsatz! - Die Maxime nach einer hohen Datenqualität ist daher kein Lippenbekenntnis sondern muss als strategisches Element in allen operativen und inhaltlichen Themen von großem Interesse sein!
💡 Kernaspekte von Single Point of Administration (SPOA)
Jeder kennt die Situation: Wenn doppelt Daten in verschiedenen Systemen, in verschiedener Form und auch noch von verschiedenen Personen eingegeben werden muss, ist das Desaster meistens vorprogrammiert. Falsche Entscheidungen, zusätzliche Kosten, aber auch Stress können daraus resultieren.
✅ Zentrale Datenbank
Alle Inventarinformationen (z. B. Gerätetypen, Seriennummern, Standorte, Besitzer, Zustand, Wartungshistorie) werden in einer einzigen, zentralisierten Datenbank gespeichert.
Ermöglicht konsistente Dateneingabe und -pflege sowie schnellen Zugriff auf aktuelle Informationen.
✅ Zugriffsrechte und Benutzerverwaltung
Über die zentrale Plattform können Benutzerrollen und Berechtigungen verwaltet werden, sodass nur autorisierte Personen auf bestimmte Daten oder Funktionen zugreifen können.
Zentraler Nutzen ist der Schutz sensibler Daten und klare Verantwortlichkeiten innerhalb des Systems darzustellen.
✅ Automatisierte Prozesse
Die Inventarverwaltung unterstützt automatische Prozesse wie Benachrichtigungen für Wartung, Lizenzverlängerungen oder Schwellenwerte (z. B. Mindestbestand von Verbrauchsmaterialien).
Hierbei werden der manuelle Aufwand und menschliche Fehler minimiert.
✅ Integration mit anderen Systemen
Ein SPOA-System kann APIs oder Schnittstellen bereitstellen, um mit anderen Tools wie Buchhaltungssoftware, ERP-Systemen oder HR-Systemen zu kommunizieren.
Vermeidet redundante Dateneingaben und stellt sicher, dass alle Systeme synchronisiert sind.
✅ Echtzeit-Updates und Dashboards
Dashboards und Berichte in Echtzeit liefern einen Überblick über den aktuellen Status des Inventars und bieten Analysen (z. B. Nutzungstrends, Auslastung, Kosten).
Der Vorteil ist, das schnelle, fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Daten getroffen werden können.
✅ Auditing und Compliance
Die Plattform dokumentiert Änderungen und Aktivitäten im System (z. B. wer welche Daten bearbeitet hat oder wann ein Inventarstück bewegt wurde).
Es werden die grundlegenden Anforderungen an Nachverfolgbarkeit und des Weiteren eine Unterstützung für Audits angeboten.
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
❌ Was sind Nachteile, wenn keine zentrale Verwaltung existiert?
Grundsätzlich wird von IT-Administratoren eine ganze Reihe von Tools zu sehr unterschiedlichen Zwecken eingesetzt. So gibt es Tools für den Software Rollout, Monitoring von Systemen, aber auch zur Dokumentation von Assets in unterschiedlichen Kategorien (Büromöbel, Schlüssel und/oder IT-Hardware).
Durch die reine Tool-Anzahl, die eventuelle doppelte Dateneingabe und eine gewisse statistische Fehleranfälligkeit entstehen per se Probleme ab einer gewissen Anzahl an Produkten im Unternehmen. Der Versuch das sogenannte "Overtooling" zu minimieren, haben dabei nur Vorteile, sofern Lösungen, wie eine Inventarverwaltung flexible Konfigurationen erlauben können.
Grundsätzliche Nachteile dabei sind:
- Höherer Verwaltungsaufwand
- Dateninkonsistenz durch fehlerhafte und doppelte Eingaben
- Erschwerte Fehleranalyse durch Geräte und Software-Daten in verschiedenen Systemen
- Sicherheitsrisiken durch viele Login-Daten zu den verschiedenen Systemen
- Geringere Übersichtlichkeit durch fragmentiertes Wissen
- Erhöhter Schulungsbedarf für alle Systeme
- Ineffizienz durch doppelte Funktionalitäten der Systeme
- Eventuelle Skalierungsprobleme durch nicht mit wachsende Produkte
- Geringere Automatisierungsmöglichkeiten durch reine Tool-Anzahl
- Kostensteigerungen durch Anzahl der Produkte
- Höherer Stress und Belastung durch Ineffizienz und Overtooling
Die klassischen Nachteile durch das Overtooling sind Ineffizienzen, Kosten und ein Verlust an Geschwindigkeit in kritischen Situationen. Im heutigen Security-Umfeld ist gerade der Geschwindigkeitsaspekt elementar, um Schaden vom Unternehmen abzuwenden und zudem noch eine Entlastung der Mitarbeiter zu erwirken.
📃 Fazit - Eine Inventarverwaltung ist die Umsetzung des Single Point of Administration Konzepts
Eine Inventarverwaltung ist ein Paradebeispiel für die Umsetzung des Konzepts des Single Point of Administration (SPOA), da sie alle relevanten Informationen und Prozesse in einem zentralen System zusammenführt.
Durch die zentrale Datenspeicherung werden sämtliche Inventardaten wie Standorte, Geräteinformationen, Seriennummern, Zustände und Kosten konsistent und an einem Ort verwaltet. Dies eliminiert redundante Datenhaltung und reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erheblich. Änderungen in der Inventardatenbank werden sofort für alle Nutzer und Systeme sichtbar, was doppelte Dateneingaben und deren typische Fehlerquellen vermeidet.
Die Integration der Inventarverwaltung in andere Systeme, etwa ERP- oder ITSM-Plattformen, sorgt dafür, dass Daten nahtlos zwischen den Plattformen fließen. Dadurch wird nicht nur der manuelle Aufwand für Datentransfers reduziert, sondern auch die Prozessautomatisierung erleichtert, etwa durch automatisierte Erinnerungen für Wartungen oder Lizenzverlängerungen. Einheitliche Zugriffsrechte in der zentralen Plattform sorgen für mehr Sicherheit, da klar definiert ist, wer welche Daten einsehen oder bearbeiten darf.
Ein weiterer Vorteil der zentralisierten Verwaltung ist die Möglichkeit, konsolidierte Berichte und Analysen aus einer einzigen Datenquelle zu generieren. Dashboards bieten Echtzeit-Transparenz über Bestände und deren Zustand, was die Entscheidungsfindung erheblich erleichtert.
Gleichzeitig ermöglicht eine zentrale Inventarverwaltung eine bessere Skalierbarkeit, da wachsende Anforderungen, etwa durch neue Standorte oder zusätzliche Geräte, problemlos integriert werden können.
Durch diese zentralisierte Verwaltung wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Betriebskosten gesenkt, da aufwendige Pflege mehrerer Systeme entfällt.
Langfristig minimiert eine solche Lösung Fehlentscheidungen und schafft eine zuverlässige Grundlage für strategische Entscheidungen, was sie zur essenziellen Komponente für moderne Unternehmen macht.
