Wie ein Asset Management IT, Einkauf und Personal vereint

Wer an das Thema Asset Management denkt hat häufig eine spezielle Verwaltungslösung für IT-Komponenten im Sinn. Doch ein vollumfängliches Asset Management kann noch viel mehr leisten als man denkt.

Worum geht es beim Asset Management?

Primär geht es beim Asset Management um die Erfassung und Verwaltung von Informationen rund um Anlagegüter. Schaut man sich diese Definition etwas näher an, wird schnell klar, dass sich dies nicht nur auf die Bereiche IT oder Geschäftsausstattung begrenzt.

Gleiches gilt vor allem an alle angeschlossenen Prozesse und Abteilungen - IT, Einkauf und die Personalabteilung.

Arbeitsabläufe optimieren - Kosten senken

Dank einer zentralen Informationsplattform, auf die alle beteiligten Bereiche zugreifen können, lassen sich eine Vielzahl der abstimmungsintensiven Arbeitsabläufe vereinfachen und drastisch beschleunigen.

Durch eine transparente und digitale Abbildung des gesamten Lifecycles von Einkauf bis hin zu Auslieferung lassen sich zeitaufwändige Rückfragen zwischen den Abteilungen vermeiden.

Zudem bietet ein Asset Management die Möglichkeit auf der Basis von Reportingmöglichkeiten einen schnellen Überblick über mehrere Bereiche zu verschaffen:

• Veraltete IT-Hardware (IT, Einkauf)
• Hardware / Gegenstände an einem Standort (Controlling)
• Nächste Elektroprüfung / DGUV V3 (Facility / Office Management)
• Rechnungskontrolle (Einkauf, Controlling)
• uvm.

Man denke hier nur einmal an die Beschaffung eines Notebooks für einen neuen Mitarbeiter. An diesem Prozess sind mindestens drei Abteilungen beteiligt (Personal, Einkauf und IT).

Im folgenden werden wir einige der Use-Cases nochmals etwas näher beleuchten.

Hardware Beschaffungsprozess

In Hardware Beschaffungsprozessen ist schon lange nicht mehr nur der Einkauf involviert. Gerade bei der Anschaffung teurer Ausstattung sind sehr häufig mehrere Abteilungen im Unternehmen gefragt:

• Personal / Fachbereich: Eigentliche Bedarfsanforderung (z.B. Notebook für neuen Mitarbeiter)
• Controlling / GL: Freigabe der Anforderung
• IT: Ggf. Prüfung auf IT Belange, Fachliche Unterstützung des Einkaufs
• Einkauf: Lieferantenauswahl und Erfassung der Bestellung, Statusüberwachung (z.B. Lieferverzug)
• IT / Endanwender: Auslieferung und Dokumentation
• FIBU / Controlling: Rechnungskontrolle und Abrechnung

Mitarbeiter Onboarding

Ein vernünftiges Asset Management System bietet natürlich nicht nur die Möglichkeit eine reine Inventarisierung von Hardware durchzuführen. Was passiert wenn neue Mitarbeiter im Unternehmen beginnen? Welche Ausstattung wird für diese benötigt? Gibt es evtl. Lieferschwierigkeiten bestimmter Ausstattung?

Dies lässt sich durch eine Bedarfsanforderung aus der Personalabteilung sehr leicht und für alle Bereiche transparent realisieren.

• Wie heißt der Mitarbeiter?
• Für welchen Bereich / welches Unternehmen ist der Mitarbeiter tätig?
• Welche E-Mail Adresse soll dieser erhalten?
• Wann beginnt der neue Mitarbeiter?
• Welche Ausstattung wird für den Mitarbeiter benötigt?
• Wo soll der Kollege sitzen?
• Wird für den neuen Kollegen eine Sonderkonfiguration (z.B. Spezialsoftware) benötigt?
• Wer ist der fachliche Ansprechpartner oder der Vorgesetzte?

All diese Fragen sollten in digitaler Form an zentraler Stelle beantwortet werden und für alle beteiligten Abteilungen in der Asset Management Lösung einsehbar sein.

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Verleih

Gerade im Zuge der Corona Pandemie und der gezwungenen Transformation zu Remote Work / Homeoffice stellt das Thema Verleih viele Organisationen vor größere Herausforderungen.

• Was wurde ausgeliehen?
• Wann müssen die Geräte wieder zurückgegeben werden?
• Wo sind die Geräte aktuell (Anschrift des Mitarbeiters)?
• Erinnerung an Rückgabe

Auch hier hat der Verleih eines Gerätes mitunter weitere Auswirkungen auf andere Bereiche. Beispiele sind hier z.B.:

• Controlling / FIBU: Weiterbelastung des Verleihs (Kostenstelle)
• IT: Vorbereitung und Auslieferung der Geräte
• Einkauf: Ersatzbestellung bei Beschädigung oder erschöpftem Bestand
• Personal: Rückgabe von Geräten beim Ausscheiden des Mitarbeiters

Umso wichtiger ist auch hier eine zentrale Übersicht welche Geräte einem Mitarbeiter zugewiesen sind bzw. wann bestimmte Geräte wieder zurückgegeben werden müssen.

Bei teuren Komponenten - gerade auch bei komplexeren Unternehmenstrukturen - ist auch die Finanzbuchhaltung in der Weiterbelastung auf eine oder mehrere Kostenstellen involviert.

Bestellungsübersicht

Gerade im initialen Prozess der Beschaffung lässt sich durch eine einmalige saubere Dokumentation im späteren Verlauf viel Zeit sparen und ein Mehrwert für alle Beteiligten generieren.

Vor allem durch aktuelle Lieferengpässe geht im Einkauf schnell die Übersicht verloren, was zuletzt bestellt wurde. Teilweise ist zu einem späteren Zeitpunkt auch nicht mehr bekannt an wen die Hardware überhaupt ausgeliefert werden sollte.

Mit einer Übersicht der getätigten Bestellungen lässt sich z.B. prüfen ob eine Bestellung bereits vollständig eingegangen ist, welcher Kollege die Bestellung ausgelöst hat und für wen diese gedacht ist. Zu guter Letzt schlagen wir mit dem Anschaffungswert und Kostenstellen wieder die Brücke zur Finanzbuchhaltung (siehe unten).

Rechnungskontrolle

Häufig wird im Bereich (IT-) Asset Management die Finanzbuchhaltung außen vor gelassen. Wir empfehlen unseren Kunden allerdings stets für die Finanzbuchhaltung oder das Controlling einen lesenden Systemzugriff zu gewähren.

So vermeidet man manuelle Rückfragen auf wen z.B. eine kürzlich eingegangene Rechnung gebucht werden muss oder wo ein PC aktuell eingesetzt wird.

• (1) Unternehmen
• (2) Antragsteller / Kostenträger
• (3) Rechnungszuordnung
• (4) Ansprechpartner bzw. Referenz im Einkauf

Wir sehen vor allem, dass durch abgegrenzte Excel-Listen viel Potential zwischen Einkauf und Finanzbuchhaltung verschenkt wird. Abgesehen davon, dass man bereits abteilungsintern mit einer derartigen "Listen-Lösung" mehr Probleme verursacht als zu lösen.

Die Finanzbuchhaltung hat keinen Überblick was überhaupt bestellt und damit bezahlt werden muss. Im Gegensatz dazu weiß der Einkauf nicht, ob die Rechnung bereits bezahlt ist. Wiederum muss die IT oder der Fachbereich z.B. laufend nachfragen ob eine Bestellung bereits eingegangen ist.

Fazit

Ein Asset Management ist nicht nur eine Lösung für die IT-Abteilung, sondern bietet auch für viele weitere Bereiche des Unternehmens einen deutlichen Mehrwert. Klar, es erfordert auch innerhalb der Abteilungen eine gewisse Disziplin mit dem System auch zu arbeiten, doch die positiven Effekte für die gesamte Organisation sind enorm.

Achten Sie bei der Auswahl einer Lösung zum (IT-) Asset Management daher auf ein möglichst breites Einsatzspektrum. Dies steigert auch die argumentative Grundlage und Akzeptanz der Lösung im Unternehmen.

Sie sollen nicht für ein Asset Management arbeiten, sondern mit diesem.