💡 Was ist IT-Leasing?
Hardware, Software oder andere IT-Assets können entweder über einen einmaligen Kaufbetrag finanziert werden, oder über monatliche Raten in viel kleineren Beträgen bezahlt werden. Diese Leasingobjekte werden durch das eigene Unternehmen (Leasingnehmer) ausgesucht und von Leasinggesellschaft gekauft.
Ob es sich lohnt zu leasen oder zu kaufen, können Sie im Detail hier nachlesen!
Im Einkauf liegt bekanntlich der halbe Gewinn.
Wie läuft der Leasing-Prozess im Detail denn ab:
- 1 - Auswahl: Der Leasingnehmer wählt sich ein Asset aus einem üblicherweise standardisierten Katalog aus.
- 2- Bestellung: Hersteller reicht die Bestellung an die Leasinggesellschaft weiter.
- 3 - Leasing-Vertrag: Der Vertrag wird zwischen der Leasinggesellschaft und dem Leasingnehmer geschlossen.
- 4 - Bezahlung: Die Leasinggesellschaft zahlt die Hardware vorab an den Hersteller.
- 5 - Lieferung: Die Hardware wird vom Hersteller an den Leasingnehmer geliefert.
- 6 - Ratenzahlung: Der Leasingnehmer führt monatliche Ratenzahlungen an die Leasinggesellschaft durch.
Durch diesen Mechanismus gehört dem Leasingnehmer niemals die Hardware selbst, sondern dieser erwirbt ein Nutzungsrecht und kann nach Ablauf einer Frist wieder mit aktueller neuer Hardware planen und weiterarbeiten.
Wichtig: Es empfiehlt sich zudem die Geräte mit einem funktionalen Windows oder Linux zurückzusenden, da ansonsten der funktionale Erhalt nicht geprüft werden kann. Falls dies nicht gewährleistet ist, können für den Leasingnehmer Folgekosten entstehen.
🗺 Überblick – Generelle Vorteile des IT-Leasings
Neben der Entkoppelung des eigenen Unternehmens von externen Risiken, wie z. B. der Pandemie, allgemeinen Lieferkettenproblemen, hohen Einkaufspreisen oder Verfügbarkeit von Hardware sind dies die primären Faktoren:
- Optimierte Liquidität
Die geringere Kapitalbindung erhöhen die Möglichkeiten Investitionen in anderen Bereichen durchführen zu können. Durch den einmaligen Kauf von Hardware wird kurzfristig sehr viel Geld notwendig und die Planbarkeit für feste monatliche Beträge eingeschränkt.
Dagegen kann über das Leasing der monatliche Kostenblock stabilisiert werden und die Lastspitzen durch teure Käufe fast ausgeschlossen werden.
- Immer aktuelle Hardware
Nach Ablauf der Leasingdauer werden die Objekte in der Regel wieder an die Leasinggesellschaft zurückgegeben oder für einen gewissen Restbetrag selbst gekauft. Üblicherweise ist die Leasingdauer auf ca. 3 Jahre begrenzt, wodurch der Lebenszyklus der Assets im Unternehmen stark verkürzt ist, und keine Überalterung eintritt.
Falls alle Assets über ein Leasing laufen, wären keine Geräte mit einer höheren Lebensdauer als von 3 Jahren im Umlauf. Dies garantiert aktuelle Technologie zu einem geringen Kostenblock und mit einer planbaren Liquidität.
- Steuerliche Vorteile
Geschäftsmäßig genutzte Leasingobjekte sind beim Leasingnehmer voll abzugsfähig. Je nach Art des Leasings und nach Bilanzierung kann dies aber unterschiedlich sein:
- Operating Lease
Ein Leasingvertrag mit gar keiner oder nur sehr kurzer Laufzeit. Meist werden flexible Kündigungsmöglichkeiten eingeräumt und das Leasingobjekt nach Ablauf wieder zurückgegeben. Das Risiko liegt in dieser Form voll bei der Leasinggesellschaft. Die Raten sind hierbei insgesamt höher da die Rahmenbedingungen für die Leasinggesellschaft schlechter sind.
- Financial Lease
Der Leasingnehmer zahlt während der Laufzeit die monatlichen Raten und wird niemals Eigentümer des Objekts. Innerhalb der Laufzeit ist eine Kündigung ausgeschlossen und die Vertragsdauer entspricht hierbei 75% der Nutzungsdauer der Leasingobjekte. Nach Ablauf besteht für den Leasingnehmer die Möglichkeit das Asset zu kaufen/übernehmen.
Häufig gibt es Probleme bei der Rücknahme durch Schäden die „erst vor Ort“ beim Leasinggeber festgestellt werden, daher schaffen Übergabe- oder Leasing-Protokolle mehr Sicherheit und Argumentation bzgl. dem Status der Absendung.
🏭 Volle Flexibilität für das gesamte Unternehmen
Durch die planbaren Monatsraten und das freie Budget kann das Unternehmen sehr vielfältig seine Wettbewerbsfähigkeit erhöhen:
- Erhöhung der wirtschaftlichen Stabilität und Minimierung von Kostenrisiken
- Verbesserung des Investitionshebels
- Neue Möglichkeit in Forschung und Entwicklung zu investieren, um daraus wiederum neue Produkte und Services aufzubauen
- Investition in Mitarbeiterschulungen (z. B. Training von IT-Sicherheitsthemen, Datenschutz oder Fachanwenderschulungen)
Die Hauptfragen, die sich Unternehmer, aber auch der IT-Einkauf stellen müssen: Würde ich dieses Geld denn überhaupt investieren? Wäre ich in der Lage, ohne das freie Kapital zu innovieren? Wie senke oder stabilisiere ich weiterhin meine Kosten trotz verändertem Marktumfeld?
Für den IT-Einkauf in einem Unternehmen geht es vor allem darum, dass die Kosten unter Kontrolle sind, die passenden vorab definierten Tools zu guten Konditionen eingekauft werden konnten und die Planbarkeit gewährleistet werden kann.
Flexibilität ist daher nur ein Begriff für diese 3 Aspekte:
Eine hohe Wettbewerbsfähigkeit für das eigene Unternehmen bedeutet zugleich, dass es einen transparenten Austausch zwischen dem Einkauf und der IT-Abteilung gibt und die Steuerung von Kosten langfristig planbar ist.
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
🏆 Einkauf + IT = Erfolg – Die Inventarverwaltung als zentrale Quelle
Die grundlegenden Vorteile der Zusammenarbeit haben wir im Rahmen des Artikels „Wie ein Asset Management IT, Einkauf und Personal vereint“ genauer erläutert.
Der wichtigste Aspekt ist die Nutzung gemeinsamer Informationen, der ungehinderte Austausch von Daten und deren Mehrwerten. Vielfach ist mal von Datensilos und dem fehlenden Mindset zwischen den Abteilungen zwecks Tool-Nutzung und einem einheitlichen Verständnis der Datennutzung zu lesen. – Genau diese Hürden sollen mit einer Inventarverwaltung, den darin aufbereiteten Daten und den nachgelagerten Mehrwerten abgebaut werden.
Der Einkauf hat in der Regel folgende Fragen:
- Welche Assets habe ich im Unternehmen?
- Was wurde schon geliefert und welche Hardware wurde inventarisiert?
- Welche Mitarbeiter sind bald zu erwarten und wie ist der Bedarf?
Zwecks besserer Übersicht und Handling wird empfohlen die Assets über den Leasinggeber in Verträgen zu bündeln. Somit wird die Anzahl der Leasingverträge verringert und eine Abrechnung und Übersicht vereinfacht:
Der Einkauf hat direkten Zugriff auf Informationen, die aus unterschiedlichen Abteilungen gebildet werden. So gibt das Personal die neuen Mitarbeiter oder Offboardings bekannt, woraus sich für die IT-Abteilung frei werdende Assets ergeben oder neuer Bedarf entsteht.
Was in welchem Rahmen inventarisiert ist, verschrottet ist oder sich gar nicht im Unternehmen wegen Homeoffice und Co. befindet wird von der IT zentral über eine Inventarverwaltung verwaltet.
Die Inventarverwaltung bietet alle Konzepte gegen isolierte Datensilos: Daten über Abteilungsgrenzen hinweg, nützliche Features für das Tagesgeschäft und die Möglichkeit schnell und effizient zu planen. Der Einkauf kann in einem solchen Umfeld ausgesprochen gute strategische Entscheidungen treffen und ebenso wie die IT für Stabilität und geringere Kosten sorgen.
📃 Fazit
Für Entscheider im Einkaufsbereich ist IT-Leasing ein wichtiges Instrument, um Risiken zu entkoppeln und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.
Finanzielle und operative Risiken werden durch das Nutzungskonzept ausgeschlossen und sorgen dafür, dass nach Ablauf des Leasings immer neue aktuelle Technologie zur Verfügung steht. Hierdurch werden weitere Synergien geschaffen, die sich indirekt positiv auf die Liquidität auswirken werden.
Zur Steuerung von verschiedenen Prozess-Schritten und einer einheitlichen Übersicht sollte hierzu immer eine Inventarverwaltung in Betracht gezogen werden.
