Häufig hören wir in den Gesprächen mit Interessenten und Budgetentscheidern eine zentrale Frage:
Wozu benötigen wir überhaupt eine Lösung zur Inventarverwaltung - wir haben doch Excel?
Mehrbenutzerfähigkeit
Eines der zentralen Knackpunkte bei der Verwendung von manuellen Excel Listen ist die fehlende Mehrbenutzerfähigkeit.
Der Zugriff durch mehrere Benutzer gleichzeitig ist hier nur schwer abzubilden und kann schnell zu Konflikten bei Inventarnummern oder gar korrupten Listen führen.
Weiterhin ist die Nachvollziehbarkeit aufgrund der fehlenden Versionierung meist schwierig.
Eine Inventarverwaltungs-Lösung ermöglicht den gleichzeitigen Zugriff mehrerer Benutzer inkl. einer Erfassung der getätigten Inventar-Änderungen.
Einbindung mehrerer Bereiche
Nichts bringt einen mehr aus dem Konzept als ständige Zwischenfragen aus anderen Fachbereichen. Man denke hier nur an die gängigen Anrufe in Richtung der IT-Abteilung
- Für wen wurde das Notebook bestellt?
- Für welchen Standort ist der Drucker gedacht?
- Auf welche Kostenstelle muss diese Rechnung gebucht werden?
- Ist der PC für den neuen Kollegen schon eingerichtet?
- Welche Artikel müssen bei der nächsten Bestellung mitbestellt werden?
All dies sind Fragen, die ohne eine zentrale Inventarplattform unnötigen Traffic zwischen Personal, IT und Einkauf auslösen.
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
Zeitersparnis
Gerade bei der täglichen Arbeit im IT-Bereich gibt es die unterschiedlichsten Aufgaben bei denen ein System zur Inventarverwaltung eine deutliche Zeitersparnis ermöglicht.
Eine exemplarische Aufstellung aus der Praxis:
- Prüfung des Garantiestatus eines Notebooks
- Entsperrcodes einer SIM-Karte heraussuchen
- Rücksendung von Notebooks an die Leasinggesellschaft
- Welcher Mitarbeiter ist von einer Austauschaktion des Herstellers betroffen?
- Wie lautet der Lizenzkey für die Microsoft Office Installation?
- Welche Rahmenbedingungen hat unser Wartungsvertrag mit Anbieter XY?
- Übergabe und Rücknahme von Geräten
Viele dieser Aufgaben greifen dabei stark ineinander. Beispielsweise die Bereitstellung von neuen Arbeitsgeräten an einen Mitarbeiter. Ohne eine zentrale Inventarverwaltung, die alle Bereiche miteinander vereint, sieht der Workflow meist wie folgt aus:
- Informationen zum Mitarbeiter herausfinden (Benutzername, Standort, Abteilung)
- Klärung welches Arbeitsgerät benötigt wird (-> Personal, Vorgesetzter)
- Freies Gerät suchen oder Bestellung auslösen (-> Einkauf)
- Gerät neu bespielen / aufsetzen
- Grundeinrichtung (-> Lizenzkeys aus Listen suchen)
- Übergabe an den Mitarbeiter (-> Protokolle erstellen und drucken)
In vielen Firmen müssen diese Informationen aus verschiedenen Listen und Systemen mühselig zusammengetragen werden. Das kostet nicht nur Zeit, sondern senkt auch die Arbeitsmoral des IT- und Einkaufsmitarbeiters.
Automatisierte Workflows
Eine zentrale Informationsplattform ist der eine Vorteil einer zentralen Inventarverwaltung. Aber warum hier aufhören?
Ein intelligentes System erlaubt auch die Automatisierung bestimmter Arbeitsabläufe.
Benachrichtigungen
Der Klassiker sind integrierte und einstellbare Benachrichtigungen. Beispielsweise wenn der Meldebestand von Verbrauchsmaterialen wie USB-Sticks, Headsets, Tastaturen, etc. unterschritten wird.
Aber auch für kritischere Angelegenheiten wie den Ablauf von Verträgen, der Einhaltung von Kündigungsfristen helfen automatisierte Benachrichtigungen den Überblick zu behalten und auch Kosten einzusparen.
On- und Offboarding
Gerade in größeren Unternehmen herrscht durch Mitarbeiterfluktuationen auch ein reger Wechsel bei Hardware und sonstigen Geräten.
Ein Inventarverwaltungssystem ermöglicht Ihnen hier, dass seitens der Personalabteilung Betriebsmittelanforderungen für neue Mitarbeiter eingestellt werden. Diese können dann von der IT / Einkauf bearbeitet werden und der aktuelle Stand des Vorgangs ist stets für alle Abteilungen transparent.
Gleiches betrifft das Ausscheiden von Mitarbeitern. Mithilfe des zentralen Überblicks kann genau eingesehen werden, welche Geräte der Mitarbeiter zurückgeben muss.
Umzugsassistent
Um den letzten Punkt nochmals aufzugreifen - Häufig gibt es für ausscheidende Mitarbeiter einen Nachfolger. Im Inventarsystem können Sie so sämtliche Geräte direkt mit einem Klick umbuchen ohne 15 verschiedene Listen anfassen zu müssen.
Gleiches gilt für den Umzug / Auflösung von Standorten. Statt hier in 20 verschiedenen Listen alle Daten zu ändern, lässt sich dies mit einem Klick erledigen.
Den Punkt der zentralen Informationsplattform hatten wir nun schon mehrfach erwähnt.
Dies ist der zentrale Vorteil, der von einer Auditierung durch einen Wirtschaftsprüfer bis hin zu den täglichen Aufgaben der einzelnen Bereiche massive Zeitersparnisse ermöglicht.
Darüber hinaus wird der Abstimmungsbedarf und Traffic zwischen den Abteilungen stark minimiert. Jeder bedient sich an ein und derselben Datenquelle.
Verbesserte Service-Qualität
Durch die zentrale und geordnete Ablage sämtlicher Inventardaten steigt die schnelle Auskunftsfähigkeit innerhalb der Fachbereiche.
- Die IT weiß sofort welches Notebook der anrufende Kollege besitzt
- Die Personalabteilung weiß sofort welche Geräte der Mitarbeiter erhält
- Der Einkauf weiß welche Bestellungen aktuell noch offen sind
- Die Finanzbuchhaltung kann den Verbleib von Geräten sofort live überprüfen
Die Mitarbeiter können sich damit wieder auf die wirklich wichtigen Aufgaben im Tagesgeschäft konzentrieren und verbringen Ihre Zeit nicht mehr mit mühseligem Zusammentragen von Informationen aus verschiedenen Listen.
Zertifizierungen / Audits
Zunehmende Sicherheitsanforderungen gerade in kritischen Bereichen wie öffentliche Versorgung oder Banking erfordern meist auch spezifische Zertifizierungen. Für viele Unternehmen ist dies auch ein Wettbewerbsvorteil.
Für eine Vielzahl der am Markt gängigen Zertifizierungen wie beispielsweise ISO27001 ist die Vorhaltung eines zentralen Inventarsystems inkl. Verträgen, Lizenzen und vielem mehr ein notwendiger Bestandteil.
Dies gewinnt gerade auch mit dem Vormarsch von SaaS Diensten und damit verbunden Verträgen sowie Datenschutzvereinbarungen stark an Bedeutung.
Fazit
Auch wenn einige der Punkte nicht sofort ersichtlich sind, muss man bei der Inventarverwaltung immer das "große Ganze" im Auge behalten. Hier greifen viele Aufgaben wie kleine Zahnräder ineinander und dieser Mechanismus will gut geölt sein.
Achten Sie daher bei der Auswahl Auswahl einer Inventarisierungssoftware auf einen möglichst breiten Einsatzbereich.
Die Optimierungen, die ein System zur Inventarverwaltung an jedem dieser Stellschrauben mit sich bringt, hat am Ende einen großen organisatorischen und zeitlichen Vorteil für das gesamte Unternehmen.
