Die Überprüfung von Lizenzen und deren Metriken ist kostenintensiv und zugleich komplex. Überprüfungsfehler bedeuten ein hohes Risiko für Strafzahlungen und falschen Bestandsdaten.
🔥 Was sind die 6 häufigstigen Fehler bei der Überprüfung von Lizenzen?
Gerade in einem komplexen Umfeld, wie dem Lizenzmanagement, geschehen Fehler, die eigentlich schon von Tag 1 an vermieden hätten werden können.
Software-Kosten machen neben der Hardware einen großen Teil der Gesamtkosten der IT aus. Unternehmen mit einer guten Übersicht über Konditionen und den Kosten können strategisch bessere Entscheidungen treffen und dies auch gegenüber der Geschäftsführung wesentlich besser darlegen.
1️⃣ Fehlende Lizenzüberprüfung
Die Überprüfung von Lizenzen in geeigneten Intervallen ist die Grundlage für alle Daten, die im Rahmen der Lizenzverwaltung erhoben werden. Als Beispiel werden offtmals Lizenzen gekauft, die dann nicht genutzt werden, was zu unnötigen Kosten führt.
Prüfen Sie daher was der passende Intervall ist:
- Täglich per Automatismus: Daten werden im Rahmen des Autodiscovery erhoben und fließen in die Bewertung ein.
- Wöchentlich/Monatlich: Hier werden manuelle Daten und automatisch erhobene Daten bewertet und daraus durch einen Asset Manager die passende Bewertung durchgeführt.
- Quartalsweise: Im Grunde wird hier nur in größeren Blocken der Mix aus manuellen und automatischen Daten geprüft, was sich vor allem für nicht so kostenintensive Produkte empfiehlt.
- Halbjährllich/Jährlich: Ähnlich wie bei einer Inventur kann man einmal im Jahr die gesamte Situation bewerten und daraus unterschiedliche Rückschlüsse ziehen, wie z. B. den Kauf von neuen Lizenzen auszusetzen oder eine Umschichtung von Lizenzen vorzunehmen.
2️⃣ Fehlende Vertragsübertragung
Lizenzen werden meistens im Rahmen eines Vertrages mit individuellen Bedingungen geschlossen bzw. gekauft.
Diese besagten Verträge müssen vor Unterzeichnung gelesen, bewertet und vollständig verstanden werden. Gerade im Rahmen von gesonderten Konditionen können sich Kostentreiber und außergewöhnliche Kostenprobleme verstecken.
Zudem ist in den Verträgen die Regelung bei SaaS-Lizenzen zwecks Support-Bedingungen un den üblichen SLAs geregelt.
3️⃣ Unzureichende Sicherheitsprüfung des Lizenz- bzw. Software-Anbieters
In der Regel werden Lizenzen für ein Software-Produkt eines Dritten gekauft, um dann den geeigneten Nutzungsrahmen zu haben.
Die Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen des Anbieters ist extrem wichtig:
Überprüfen Sie die Sicherheitsmaßnahmen des SaaS-Anbieters. Stellen Sie sicher, dass die Daten Ihrer Firma angemessen geschützt sind, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden.
- Wie wird mit dem Datenschutz umgegangen? (Absicherung über AVV)
- Welche Schutzmaßnahmen werden operativ definiert? (TOM)
- Wie ist der Anbieter technisch in der Lage bei Notfällen zu reagieren?
- Welche Garantien kann der Anbieter vertraglich zusichern?
- Welche gesetzlichen Grundlagen kann der Anbieter zusichern? (Rechtslage durch Sitz des Anbieters)
4️⃣ Fehlende Skalierbarkeit
Skalierbarkeit ist eine Notwendigkeit um schnelle Anpassungen bei hoher kurzfristiger Nutzlast durchführen zu können. Wenn zum Beispiel im Weihnachtsgeschäft die Online-Shops für ein paar Wochen mehr Leistung benötigen, muss dies ohne Weiteres möglich sein.
Die Berücksichtigung der nötigen Skalierbarkeit ist daher für den Anbieter auch wichtig und zudem ein Thema für Lizenzen, da dies im Rahmen der Konditionen separat geregelt sein kann:
- Kann im Rahmen des Produkts Skalierbarkeit angeboten werden?
- Kostet die Skalierbarkeit eventuell mehr, da zum Beispiel Kerne separat lizenziert werden?
- Wie lauten die Abrechnungseinheiten im Rahmen der Lizenz (Betriebssystem-Stunden, Tagesbasis oder Fixbetrag) wird abgerechnet
5️⃣ Unzureichende Backup-Strategie - Plan B für alle Fälle
Jedes Produkt hat seine Halbwertszeit - Falls fehlende Features oder andere Faktoren zum Produktwechsel führen müssen alle relevanten Konditionen geprüft werden:
Stellen Sie sicher, dass Sie eine zuverlässige Backup-Strategie haben, besonders wenn es um wichtige Daten in der SaaS-Anwendung geht. Abhängig von den Nutzungsbedingungen des Anbieters kann es sein, dass sie nicht für den Datenverlust verantwortlich sind.
- Gibt es Optionen früher aus dem Vertrag herauszukommen? Falls ja, was kostet dies?
- Hat die neue Software abweichende Lizenzbedingungen? Falls ja, kostet dies das Unternehmen unverhältnismäßig mehr?
- Wie könnten Daten aus Software A nach Software B übertragen werden? Welche Kosten kommen hier auf das eigene Unternehmen zu?
- Muss eventuell der Wechsel zur neuen Software aus Kostengründen oder anderen Faktoren abgesagt werden?
6️⃣ Unzureichendes Kostenmanagement - Was muss gezahlt werden?
Eine dauerhafte Überwachung der Kosten je Software und sogar auf Lizenz-Ebene ist elementar für die gesamte Thematik.
Klassische Szenarien, die im Rahmen des Kostenmanagements auffallen würden:
- Lizenzkosten erhöhen sich in kurzer Zeit stark:
- Welche Software mit welchen Metriken und Konditionen ist betroffen?
- Was sind die Rahmenbedingungen für die Erhöhungen?
- Welches Unternehmen oder welche Abteilung ist Auslöser für die Erhöhung?
- Welches Risiko geht von der Kostenerhöhung für mein Unternehmen aus (zum Beispiel Insolvenz oder Zahlungsrisiko)?
💡 Lizenzmanagement leicht gemacht
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📃 Fazit - Wie gewinnt man Effizienz im Rahmen der Überprüfung?
Die Gewinnung von Effizienz im Rahmen der Lizenzüberprüfung ist von entscheidender Bedeutung, um Zeit und Ressourcen zu sparen und gleichzeitig die Compliance sicherzustellen.
Durch die Implementierung automatisierter Tools zur Identifizierung von Lizenzverletzungen können Unternehmen proaktiv potenzielle Risiken erkennen und angehen. Die Etablierung klarer Richtlinien und Verfahrensweisen ermöglicht es, den Überprüfungsprozess zu straffen und die Arbeitsabläufe zu optimieren.
Zudem ist eine kontinuierliche Schulung der Mitarbeiter erforderlich, um sicherzustellen, dass sie über das notwendige Wissen und die Fähigkeiten verfügen, um die Lizenzanforderungen zu verstehen und einzuhalten.
Durch die Integration von Technologien wie maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz können Unternehmen darüber hinaus Datenanalysen durchführen und Muster erkennen, die auf potenzielle Lizenzverletzungen hinweisen.
Letztendlich ist eine ganzheitliche Herangehensweise erforderlich, die auf einer Kombination von Technologie, Prozessoptimierung und Schulung basiert, um eine effiziente und wirksame Lizenzüberprüfung zu gewährleisten.
