Das On- oder auch Offboarding von Mitarbeitern stellt in vielen Unternehmen einen Standardablauf da, der aber zumeist an vielen Ecken und Enden seine Schwächen zeigt. Es fehlt an gemeinsamen Tools und vor allem einer zentralen Informationsplattform.
Wie läuft das Onboarding ab?
Schauen wir uns den Onboarding Prozess zunächst etwas vereinfacht an.
Im Normalfall beginnt das Onboarding bereits nach dem eigentlichen Bewerbungsprozess. Die Arbeitsverträge werden bilateral vom Personalverwantwortlichen und dem Mitarbeiter unterzeichnet. Hieraus ergeben sich dann eine Vielzahl weiterer Anforderungen mit jeweils eigenen Prozessabläufen:
- Einrichtung / Vorbereitung der Lohnabrechnung
- Bedarfsanfrage an den Fachbereich
- Hardwareanforderungen aus dem Fachbereich
- Fachliche Prüfung durch die IT-Abteilung
- Beschaffung durch den Einkauf
- Accounts & Zugangsrechte für den neuen Mitarbeiter
- Einrichtung durch IT und Office Management
- Übergabe am ersten Arbeitstag
Wir sehen an diesen verschiedenen Punkten, dass für einen möglichst reibungslosen Ablauf viele Abteilungen beteiligt sind und parallele Prozesse mit Kommunikationspunkten angestoßen werden müssen.
Welche Abteilungen sind beteiligt?
Für die einzelnen Abteilungen ergeben sich unter anderem die folgenden Fragen, die zumeist durch zeitaufwändige und fehleranfällig Rückfragen geklärt werden müssen.
IT-Abteilung
- Wie heißt der neue Mitarbeiter?
- Welcher Abteilung oder Kostenstelle ist dieser zugeordnet?
- Welche Ausstattung benötigt der Mitarbeiter?
- An welchem Arbeitsplatz sollen die IT-Komponenten aufgebaut werden?
- Welche Rechte müssen vergeben werden oder wer gibt diese frei?
- Kann ggf. bestehende Lagerware (z.B. Notebook) verwendet werden?
- Sind die Anforderungen aus dem Fachbereich technisch abbildbar?
- Wann beginnt der neue Mitarbeiter?
In diesen Bereich greift auch das Thema IT-Lifecycle-Management mit ein, welches eine optimale Ausnutzung bestehender Ressourcen und die Herstellung eines Warenkreislaufs ermöglicht.
Einkauf
- Muss für den Kollegen neue Hardware beschafft werden?
- An welchen Bereich werden die Kosten weiterbelastet?
- Bis wann wird die Hardware benötigt?
- Müssen evtl. spezielle Lizenzen für den Mitarbeiter beschafft werden?
Personal
- Wer ist der Ansprechpartner für den ersten Arbeitstag?
- Wer trägt die Kosten für die Hardware- / Lizenzbeschaffung?
- Ist bis zum ersten Arbeitstag alles einsatzbereit?
- Bestehen noch Rückfragen an den Mitarbeiter (z.B. bei freier Notebook-Wahl)?
Office Management
- Wo soll der Mitarbeiter sitzen?
- Welche Zugangskarten oder Schlüssel werden benötigt?
- Arbeitet der Mitarbeiter teilweise oder vollständig im Home Office?
- Wird besondere Büroausstattung wie z.B. höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle, etc. benötigt?
An den oben genannten Fragen sehen wir sehr schön, dass viele Punkte wie z.B. Deadlines oder die Kostenverteilung bzw. Freigaben in mehreren Bereichen vorkommen.
Das Problem daran: jeder Fachbereich muss diese Themen durch manuelle Rückfragen teilweise doppelt und dreifach abklären obwohl diese innerhalb des Unternehmens bereits bekannt wären.
Es fehlt an einer gemeinsamen Datenbasis und digital abgebildeten Onboarding Prozessen.
Wie kann eine (IT-) Inventarisierung helfen?
Eine zentrale Lösung zur (IT-) Inventarisierung kann an dieser Stelle auf mehreren Ebenen für Vorteile und eine Arbeitserleichterung im Unternehmen sorgen.
Im Inventarisierungs-System können alle Fachbereiche jederzeit die folgenden Informationen in Echtzeit einsehen:
- Abteilungs- / Firmenzugehörigkeit eines Mitarbeiters
- Aktueller Lagerbestand von angeforderten Betriebsmitteln
- Welcher Mitarbeiter hat welche Ausstattung?
- Stammdaten (Vorname, Nachname, E-Mail Adresse)
- Kostenstellenzuordnungen
- Status von Bestellungen und Einkaufsvorgängen
Umso wichtiger ist es, dass die Lösung zur IT-Inventarisierung auch die Möglichkeit bietet On- und Offboarding Prozesse auf Basis der oben genannten Informationen abzubilden.
💡 Inventarisierung leicht gemacht
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Die Betriebsmittelanforderung als Lösung
Eine unternehmensübergreifende Betriebsmittelanforderung kann hier sehr schnell für Klarheit sorgen. In vielen Unternehmen existieren hier zumindest ansatzweise Lösungen: sei es durch die (manuelle) Einstellung von Tickets in den jeweiligen Bereichen oder die altbekannte Excel-Liste mit ihren Problemen.
Leider kochen hier meist alle Bereiche ihr eigenes Süppchen, was die Kommunikation erschwert.
Der optimale Weg ist hier direkt an der Quelle des Anforderungsprozesses - der Personalabteilung anzusetzen.
Checklisten definieren
Hier gilt es zunächst mit den beteiligten Fachbereichen (IT, Einkauf, Buchhaltung, Office Management) zu prüfen, welche Informationen jeweils benötigt werden.
Im nächsten Schritt werden diese Informationen in einer globalen Checkliste zusammengefasst. Ganz wichtig hierbei: diese muss aus Personalsicht gestaltet werden und verständlich bleiben.
Es macht hier keinen Sinn die Liste mit IT-Fachbegriffen zu überfrachten. Stattdessen sollte auf klar verständliche Punkte geachtet werden:
- Mitarbeiterklassifizierung (Abteilungsleiter, Teamleiter, Berater, Backoffice, etc.)
- Datenzugriffe (z.B. Vertriebslaufwerk Lesen/Schreiben)
- Arbeitsbeginn am: <Datum>
- Ausstattung: Notebook, Workstation, Schreibtisch, etc.
- Vorgesetzter / Kontaktperson für Rückfragen
Wir haben wie in so vielen Themen hier die Erfahrung gemacht, dass jedes Unternehmen verschieden ist. Der Onboarding Prozess in einem Beratungshaus wird sich in vielen Punkten von dem eines Industrieunternehmens unterscheiden.
Umso wichtiger ist es, dass die Checklisten jederzeit angepasst und die Betriebsmittelsanforderungen mit Anpassungsmöglichkeiten jederzeit erweitert werden können.
Workflow anstoßen
Mittels der oben definierten Checklisten lassen sich im Anschluss entsprechende Workflows anstoßen.
- Erstellung von Service-Requests per Tickets in IT, Einkauf, Office Management
- Transparente Einsicht in den aktuellen Bearbeitungsstand der Anforderung
- Abschlussmeldung bei Fertigstellung
Dies hilft unter anderem parallele Tasks wie z.B. die Hardware-Bestellung und Einrichtung der Zugriffsrechte zeitgleich auszusteuern. Als optimaler Weg hat sich hier eine aktive Benachrichtigung mit den Informationen in das Ticketsystem bewährt.
Für etwaige Rückfragen geht der Weg nicht mehr über den Telefonhörer, E-Mails oder gar Papierzettel. Stattdessen können alle Beteiligten per Lesezugriff die nötigen Informationen einsehen.
Was ist mit dem Offboarding?
Sicherlich fragen Sie sich jetzt was denn eigentlich mit dem Ausscheiden eines Mitarbeiters oder dem Bereichswechsel ist? Nun, dieser Schritt wird durch eine Inventarisierungslösung noch viel einfacher.
Alle initial beim Onboarding erfassten Information sind dem Mitarbeiter zugeordnet und noch immer ersichtlich. Hierdurch können die folgenden Fragen mit drastisch verbesserter Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit auf einen Blick beantwortet werden:
- Welche Hardware muss der Mitarbeiter zurückgeben?
- Welcher Arbeitsplatz muss abgebaut werden?
- Welche Ressourcen stehen in Kürze wieder zur Verfügung?
- Wann verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen?
- Welche Verträge müssen ggf. gekündigt werden?
Für die Abbildung von Compliance Anforderungen z.B. aus einer ISO 27001 Zertifizierung sollten alle Über- und Rückgaben auch nochmals per (digitaler) Unterschrift dokumentiert werden. Dies ist auch aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Absicherung für den Mitarbeiter essenziell.
Fazit
Bei all den unterschiedlichen Fragen, die beim On- und Offboarding eines Mitarbeiter aufkommen, sollte man den Prozess so einfach wie möglich halten. Gerade auch unter dem Aspekt die Akzeptanz der initial notwendigen Definition einer Betriebsmittelanfoderung nicht zu torpedieren.
Weniger ist hier manchmal mehr und eine zentrale Lösung zur IT-Inventarisierung kann gerade für diese Standardprozesse für alle Bereiche eine drastische Arbeitserleichterung sein.
Durch die initiale Datenerfassung bietet das Onboarding mittels einer (IT-) Inventarisierungslösung auch für das spätere Offboarding direkte Vorteile.
