Die Eingangs erwähnten Fragen lassen sich ohne ein zentrales Verzeichnis oder Übersicht nur mit teilweise forensischen und zeitaufwendigen Mitteln klären.
Genau hierfür ist ein System zur IT-Inventarisierung da.
Welche Aufgaben erfüllt eine IT-Inventarisierung?
Der Primäre Zweck einer IT-Inventarisierung ist somit das Vorhalten einer zentralen Informationsplattform für all Ihre IT-Geräte - auch Assets genannt.
Innerhalb dieser Informationsplattform müssen alle dem Gerät zugehörigen Attribute einsehbar sein: Seriennummer, Anschaffungsdatum, Garantiestatus, Standort / Besitzer, uvm.
In der heutigen IT-Welt gehen die Aufgaben gerade durch dynamische Strukturen, Cloud Services und Trends wie Remote Work & Home Office aber noch viel weiter:
- Lizenzverwaltung
Mit der Verwaltung von PC, Notebooks und Servern geht auch eine Verwaltung Ihrer Lizenzen einher. Die Lizenzpakete müssen mit Ihren gemäß der Lizenzmodelle verknüpft und gezählt werden.
Lesetipp: Übersicht zu Software Lizenzmodellen
- Vertragsmanagement
Für IT-Komponenten gibt es sehr häufig verknüpfte Verträge. Beispiele sind hier Wartungsverträge für USV-Systeme, Telefonverträge für Smartphones, Mietverträge für Stand- und DSL-Leitungen
Lesetipp: Worauf es bei der Vertragsverwaltung ankommt
- Controlling & Auswertungen
Für Jahresabschlüsse, Elektroprüfungen (DGUV V3) oder Versicherungen sind sehr häufig Aufstellungen zu verschiedensten Themen notwendig. Welche Hardware ist älter als 3 Jahre? Welche Hardware steht am Standort Frankfurt?
- Workflows
Das On- und Offboarding von Mitarbeitern führt im Unternehmen zu einer Vielzahl ausgelöster Prozesse, die Abteilungsübergreifend funktionieren müssen. Welche Hardware soll für den Mitarbeiter bestellt werden? Welche Hardware muss er bei Austritt zurückgeben?
Natürlich spielen hier auch Erinnerungen an ablaufende Lizenzen oder Verträge eine wichtige Rolle.
Welchen Nutzen bietet mir eine IT-Inventarisierung?
Gerade bei Budgetentscheidungen ist die Frage nach dem Nutzen einer neuen Softwarelösung ein zentraler Punkt, der auch seitens der Geschäftsleitung mit Argumenten vertreten werden muss.
Der hauptsächliche Nutzen besteht in einer drastischen Arbeitserleichterung für IT, Einkauf, Buchhaltung und die Personalabteilung. Es gibt hier aber noch viele weitere Vorteile bei der Betrachtung des langristigen Nutzens eines IT Asset Managements.
Unter anderem:
- Verbesserte Dokumentation
- Reduzierung von Arbeitsaufwänden
- Compliance für Audits und Zertifizierungen
- Kostenreduktion
Welche Daten muss ich erfassen?
Die Anforderungen an die Datenerfassung ist bei der IT-Inventarisierung von Unternehmen zu Unternehmen verschieden und erweitern sich erfahrungsgemäß auch im Laufe der Jahre.
Es gibt aber eine gewisse Basics, die für IT-Assets erfasst werden sollten:
- Inventarnummer
- Seriennummer
- Standort
- Buchhalterischer Eigentümer / Firma
- Aktueller Besitzer / Mitarbeiter
- Anschaffungsdatum
Daten sind das neue Öl, aber Informationen sind das neue Gold.
Auf je mehr Informationen Sie zurück greifen können, desto einfacher fällt Ihnen die Verwaltung Ihrer IT-Assets.
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
Welche Möglichkeiten der IT-Inventarisierung gibt es?
Eine IT-Inventarisierung kann auf vielfältige Weise vorgenommen werden. Der am meisten verbreitete Ansatz sind hier (leider) Excel-Listen.
Die Geräte werden hier einfach in tabellarischer Form in einer zentralen Excel-Liste aufgenommen. Neben dem enormen Arbeitsaufwand besitzt diese Methode auch eine hohe Fehleranfälligkeit (Tippfehler, kein Mehrbenutzerbetrieb, keine Validierung, fehlende Verknüpfungen).
Welche besseren Wege gibt es hier?
Software gestützte Inventarisierung
Eine Software gestützte IT-Inventarisierung ist eine Lösung, die speziell für die Inventarisierung von IT-Assets konzipiert ist. Im Grunde ist diese mit einer Excel-Liste vergleichbar, bietet aber unter anderem die folgenden entscheidenden Vorteile:
- Unterstützung der Datenformate
- Validierung auf Duplikate / ungültige Eingaben
- Vorlagen und Workflows
- Erinnerungen
- Verknüpfungen
- Massenverarbeitung
- Mehrbenutzerfähigkeit
- Berechtigungen / Zugriffsbeschränkungen
Die IT-Assets werden dabei weiterhin manuell in der Software eingetragen. Über Vorlagen und die Unterstützung von Barcode Lesegeräten lässt sich hierbei allerdings ein sehr hoher Automatisierungsgrad und eine Fehlerminimierung bewerkstelligen.
Zusätzlich sind die Systeme darauf ausgelegt, dass mehrere Benutzer gleichzeitig damit arbeiten können.
Diese Art der Inventarisierung empfiehlt sich vor allem, wenn bereits Excel-Listen vorhanden sind oder viele organisatorische Felder wie z.B. Kostenstellen, Abteilungen, Anschaffungswerte, Garantielaufzeiten gesetzt werden sollen.
Automatische Inventarisierung
Neben der manuellen Erfassung der Geräten gibt es auch eine automatische Inventarisierung. Hierbei übernimmt ein Automatismus die Erkennung neuer und geänderter Geräte für Sie.
Technologisch gesehen unterscheiden sich die Lösungen dabei in zwei Bereiche:
- Agentenbasierte Inventarisierung
Zur Erkennung der PC, Notebooks, Server, etc. muss auf den Endgeräten eine Software inkl. laufenden Dienst installiert werden. Dieser liest das lokale Gerät aus und übermittelt die Daten zum IT-Inventarisierungs-System.
- Agentenlose Inventarisierung
Die agentenlose Inventarisierung macht sich die auf vielen Systemen vorhandenen Management Schnittstellen zu Nutze. Hierbei verbindet sich das Inventarisierungssystem über z.B. WMI (Windows), SSH (Linux) oder SNMP (Netzwerkgeräte, Drucker) mit den Geräten und liest diese aus.
Welchen Weg man hier wählt ist meist eine Überzeugungs- bzw. Compliance Frage. Auch sollte man den organisatorischen Aufwand bei einer Agentenbasierten Lösung nicht außer acht lassen. Der Agent muss zunächst auf allen Geräten ausgerollt und installiert werden. Zusätzlich muss dieser mit Updates versorgt werden.
Dahingegen kann man mit einem agentenlosen Ansatz in der Regel sofort oder mit wenigen Anpassungen (Firewall, Berechtigungen) starten.
Beachten Sie, dass eine automatische Inventarisierung stets Ihre Grenzen hat. Attribute wie z.B. einen Anschaffungswert oder eine Kostenstelle lassen sich mit einem Automatismus nicht auslesen.
Hybride Inventarisierung
Einen Bereich, den nur sehr wenige Anbieter beherrschen ist die Hybride Inventarisierung von IT-Assets.
Hierbei können der Grad der Automatisierung selbst festgelegt und somit die Vorteile aus beiden Welten kombiniert werden.
Sie legen beispielsweise das Hardware Asset zunächst nur mit Seriennummer und Kostenstelle im System an. Die automatische Inventarisierung ergänzt dann im Anschluss Zusatzwerte wie z.B. verbaute CPU, Arbeitsspeicher, Hersteller, Modell oder IP Adresse.
Alternativ können Sie die automatische Inventarisierung nach neuen Geräten suchen lassen und dann weitere Zusatzdaten manuell ergänzen oder korrigieren.
Wie finde ich den Einstieg zur IT-Inventarisierung?
Im ersten Schritt müssen Sie prüfen an welchem Punkt Sie aktuell stehen. Hierzu gibt es die nachfolgenden vier Stufen:
- Stufe 1
Derzeit bestehen weder Inventarlisten noch ein sonstiger Überblick zu meinen IT-Asset
=> Je nach Unternehmensgröße wäre eine automatische Inventarisierung empfehlenswert
- Stufe 2
Es bestehen bereits Listen meines IT-Inventars oder ich kann diese aus anderen Systemen exportieren
=> Migration zu Software gestützter IT-Inventarisierung, ggf. mit hybridem Ansatz
- Stufe 3
Ich habe bereits eine Softwarelösung zur IT-Inventarisierung, habe aber unzuverlässige oder unvollständige Daten
=> Assessment wo die Probleme liegen, Evaluierung / Gespräch mit Anbietern
- Stufe 4
Ich habe durch eine Softwarelösung zur IT-Inventarisierung zu jeder Zeit den aktuellen Überblick zu meinen IT-Assets und bin mit der Lösung zufrieden
=> Kein Handlungsbedarf
Der Einstiegspunkt und die gewählte Lösung um Ihre IT-Geräte zu inventarisieren ist also immer stark abhängig von Ihrem aktuellen Ausgangspunkt.
Prinzipiell ist es hier empfehlenswert sich für eine Lösung zu entscheiden, die Ihnen alle Herangehensweisen abdecken kann.
Wir stehen unseren Kunden hier beispielsweise bereits bei den Erstgesprächen beratend zur Seite, um zunächst die Ausgangssituation zu evaluieren und die dafür passende Lösung bieten zu können.
Los gehts!
Sie haben alle oben genannten Punkte für sich geklärt und sind bereit loszulegen? Starten Sie lieber früh statt zu spät - Ihre IT-Landschaft wird Tag für Tag komplexer und die Anforderungen steigen immer weiter.
Alles was man aufschiebt, taugt nichts.
Evaluieren Sie die für sich passende Lösung zur IT-Inventarisierung in einem 10 Punkte-Plan und treten Sie mit dem Anbieter ins Gespräch um auch Ihre Individuellen Anforderungen abzuklären.
Fazit
Das Thema IT-Inventarisierung ist nicht nur für Ihre eigene Übersicht äußerst wichtig, sondern bietet Ihnen viele weitere Vorteile. Zum einen lassen sich Arbeitsaufwände durch manuelle Rückfragen und Recherchen drastisch reduzieren. Zum anderen sind Sie auch für Lizenzaudits und Zertifizierungen gut gerüstet.
