Zugegeben, bei der Überschrift dieses Artikels werden sich viele sicherlich über den Vergleich von Inventarlisten mit der Tierwelt wundern, aber es gibt hier deutliche Parallelen.
Nachdem wir uns in einem bereits vergangenen Artikel näher angesehen haben, weshalb Excel nicht das richtige Tool zur Inventarverwaltung ist, schauen wir uns nun einmal das allgemeine Problem an.
Der Status quo in vielen Unternehmen
Die Unternehmen bzw. Organisationen teilen sich im Bereich der Inventarverwaltung meist in 4 verschiedene Gruppen auf:
- Gruppe 1: Keinerlei Inventar-Listen oder -Tools
- Gruppe 2: Mehrere verschiedene (Excel) Listen ohne gemeinsame Datenbasis
- Gruppe 3: Zentrale Inventarliste (meist Eigenentwicklungen per von Access / Excel)
- Gruppe 4: Standardisierte Inventarisierungslösung
Wer nun denkt, dass sich Gruppe 1 nur auf Startups und Kleinunternehmen beschränkt ist hier weit gefehlt. Auch mittelständische Unternehmen und teils Konzernbereiche finden sich in dieser Gruppe.
Umgekehrt finden sich auch viele junge Unternehmen und Startups, die bereits mit den ersten Mitarbeitern auf eine standardisierte und zukunftsfähige Inventarisierungslösung gesetzt haben. Die Grenzen sind hier natürlich fließend.
Steinalt und meist überholt
Eines vorab: Schildkröten sind älter als Dinosaurier.
Dahingegen haben Lösungen der Gruppe 2 - 3 ihren Schildkröten-Status schon vor Jahren erreicht. Teilweise werden die Lösungen nicht mehr aktiv betreut, da der eine Kollege und Erfinder der Speziallösung das Unternehmen schon verlassen hat und mittlerweile einem ganz anderen Tätigkeitsfeld nachgeht.
Zum anderen können einige Lösungen auch nicht mehr mit den Änderungen der letzten Jahre und dem sich immer schnelleren technischen Entwicklung mithalten.
Langsamer & schwieriger Datenabgleich
Reine Inventarlisten sind schön und gut, aber letztlich geht es doch immer darum aus den Daten den optimalen Nutzen ziehen zu können. Ein Problem, vor allem bei vereinzelten und unterschiedlichen Excel Listen bei denen jeder ein eigenes "Süppchen" gekocht hat, ist die unterschiedliche Datenbasis.
Zwischen den Daten fehlt zum einen die Verknüpfung aber auch der maschinelle Kontext, damit das Inventarsystem auch weiß, was es mit den Informationen anfangen kann.
Ein kleines Beispiel: Für eine Übersicht müssen PCs und Notebooks aufgelistet werden, die älter als 3 Jahre sind. Zugleich werden die zugehörigen Besitzer (= Mitarbeiter) der Geräte benötigt um diese anzuschreiben und einen möglichen Austausch zu klären.
Schon diese einfache Aufgabe bringt viele Listen an Ihre Grenzen und erfordert meist die Hohe Kunst der "Datenakrobatik".
- In welcher Liste steht das Anschaffungsdatum?
- Müssen evtl. separate Rechnungslisten dafür abgeglichen werden?
- Wie finde ich den Besitzer heraus?
- In den Inventarliste steht nur das Benutzerkürzel - aber wie ist denn die E-Mail Adresse?
Manuelle und langsame Prozesse
Auch an dieser Stelle haben Inventarlisten und Schildkröten eines gemeinsam:
Sie brauchen ordentliches Futter.
Inventarlisten leben selbstverständlich von der Datenqualität und einer regelmäßigen Pflege. Je mehr hochwertige Daten ich zur Verfügung habe, desto besser funktioniert meine Inventarverwaltung.
Leider sind viele Systeme (vor allem Excel Listen) von einem hochgradig manuellen Buchungsprozess geprägt.
Optimalerweise bietet Ihnen eine standardisierte Inventarisierungslösung mehrere Möglichkeiten um Ihre Prozesse drastisch zu beschleunigen:
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
Zuletzt sind selbstverständlich auch technische Aspekte der bestehen Inventarlisten zu betrachten. Den Fall Excel hatten wir schon mehrfach erwähnt, jedoch ist auch Excel nicht plattformabhängig (z.B. Linux Systeme) und nur schwierig mobil nutzbar.
Zudem finden sich gerade in der Gruppe 3 (= die Eigenentwicklungen) häufig sehr spezielle Systeme, die vielleicht nur noch auf Windows XP mit einer ganz bestimmten Java Version lauffähig sind. Ein potentielles Sicherheits- und Betriebsrisiko.
Aus diesem Grund sollte man in der heutigen Zeit viel Wert auf eine webbasierte und damit plattformunabhängige Lösung legen. Die Zukunft gehört dem Browser.
Generell sollte daher bei der Auswahl neuer Softwarelösungen immer auf einen zeitgemäßen Software-Stack, offen dokumentierte Schnittstellen und ein modernes Webinterface gesetzt werden.
Zudem sollte eine gewisse Flexibilität innerhalb der Betriebsmodelle (z.B. Cloud / On Premise) gegeben sein.
Vom Aussterben bedroht
Es gibt viele Schildkrötenarten, die leider zu den bedrohtesten Wirbeltieren der Erde gehören. Gleiches trifft - positiv oder negativ zu sehen - auch auf altertümliche Inventarlisten zu.
Irgendwann ist der Lebenszyklus der einfachen Excel Liste oder auch der zu komplex gewordenen Sonderlösung erreicht und eine neue Inventarisierungslösung sollte angeschafft werden.
Spätestens wenn ein System nicht mehr lauffähig ist und damit die laufende Pflege von Inventarlisten nicht mehr möglich ist, begibt man sich auf dünnes Eis und steuert auf einen möglichen Kontrollverlust zu.
Fazit
Überraschenderweise zieht auch im Bereich von Inventarlisten der Vergleich mit der Tierwelt auf ganz beeindruckende Weise.
Vereinzelte Inventarlisten oder (veraltete) Eigenentwicklungen müssen dabei keineswegs schlecht sein und sind häufig einfach nur das Ergebnis einer kurzfristigen Lösung.
Trotzdem sollte man mittel- und langfristig auf eine vernünftige Standard-Lösung setzen, um Probleme bei Auswertungen, Audits, Zertifizierungen zu vermeiden und den überhöhten Aufwand zu reduzieren.
Wer nun statt Katzenbildern einmal die etwas andere Ablenkung sucht, kann sich auch einmal eine lesenswerte Übersicht der Schildkrötenrekorde ansehen.
