Warum braucht jedes Unternehmen IT-Asset-Management?
Unser CTO Alexander van der Steeg sprach beim Podcast „LeadingTech“ über die Notwendigkeit von IT-Asset-Management in jedem Unternehmen.
Alexander RitterVeröffentlicht am 11.10.2022
EntekSystems hatte die Ehre im Rahmen des LeadingTech Podcasts mit Felix Zirpel über die unterschiedlichen Aspekte von IT-Asset-Management sprechen zu dürfen. In gut 40 Minuten wurde die Bedeutung von IT-Asset-Management aus technologischer Sicht, aber auch für unterschiedliche Business Cases deutlich gemacht.
Wer oder was ist DVC?
DVC ist ein erfahrenes Strategie- und IT-Beratungsunternehmen, mit Expertise im Startup- und Großkonzern-Bereich. DVC schafft eine Brücke zwischen den Zielen eines Unternehmens und seiner Implementierung, um etablierten Marktteilnehmern einen idealen Umstieg in die digitale Welt zu ermöglichen. Die Eröffnung von neuen Marktzugängen, die Entwicklung vielfältiger Methoden und das Erreichen einer hohen Kundenzufriedenheit werden bei DVC großgeschrieben.
Worum geht es beim Podcast „LeadingTech“?
Der LeadingTech Podcast – von und für CTO/CDO/CEOs ist eine Plattform für Menschen, die Technologie-Themen in Deutschland vorantreiben und mit führenden sowie innovativen Technologien arbeiten. Dabei soll die Tech- und Business-Strategie thematisiert und gleichzeitig die Gäste in den Vordergrund gestellt werden.
Wo kann man den Podcast hören oder unser Video sehen?
Auf folgenden Plattformen kann der Podcast angehört werden:
Zusätzlich wurde diese Folge auch als Video aufgezeichnet, wodurch die Möglichkeit zum Anschauen besteht:
LeadingTech - EntekSystems - CTO Alexander van der Steeg zu IT-Asset-Management
❤ Warum ist IT-Asset-Management doch sexy?
Technologie muss nicht langweilig oder dröge sein! – CTO EntekSystems– Alexander van der Steeg
In unserer heutigen Zeit ist jeder Mensch mit Technologie konfrontiert. Smartphones, intelligente Geräte im Haushalt oder die klassischen IT-Assets, überall steckt Technologie drin oder wir nutzen Sie direkt.
Durch die Komplexität der Themen und die Einbindung in die Prozesse kommt IT-Asset-Management in Berührung mit weiteren Abteilungen des Unternehmens. Zusammenarbeit, das gleiche Verständnis von Prozessen und Technologie sind hierbei entscheidend für die Effizienz und die unternehmerische Nachhaltigkeit.
In der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen durch die fachlich verantwortlichen Mitarbeiter leben die Prozesse erst im Unternehmen.
Durch die Praxisnähe in den Unternehmen in Form der gelebten Prozesse kommt so gut wie jeder Mitarbeiter täglich in Berührung mit IT-Asset-Management.
Folgende Fälle zeigen nur einen kleinen Teil der Fälle:
Tausch von defekten Artikeln
Bestellungen von neuer Hardware
Melden von Defekten an die IT-Abteilung
(Digitale) Unterzeichnung von z. B. Übergabeprotokollen für den papierlosen Entscheidungsprozess
💲 Wertschöpfung durch IT-Asset Management
Die zentrale Wertschöpfung liegt vor allem darin, dass IT-Asset-Management in sehr viele Prozesse eingebettet ist.
Durch transparente Prozesse weiß jeder Mitarbeiter sofort was zu tun ist und kennt den Ablauf von Bestellungen oder Ausmusterungen. Kosten können durch Zeiteinsparungen kompensiert werden und gerade in wirtschaftlich rezessiven Phasen den entscheidenden Unterschied zwischen einem erfolgreichen oder insolventen Unternehmen machen.
Die einheitliche Datenerfassung erzeugt nachhaltige Qualität und schafft Mehrwerte, wenn Asset-Daten aus einem System an andere Drittsysteme zur Verfügung gestellt werden. Damit solche Daten existieren können, benötigt man ein ITAM-System, in dem dies übersichtlich, einfach und schnell möglich ist.
Wenn die automatisch erfassten Daten aus deinem Netzwerkscan mit manuellen Daten von einem IT-Administrator kombiniert werden können und dies einen 360 Grad Blick auf ein Asset, die Assets einer ganzen Abteilung oder für ein Unternehmen ermöglichen, wirkt sich dies auf andere Prozesse und deren Verwaltung positiv aus.
In allen Fällen wird die abteilungsübergreifende Arbeit gefördert, unterstützt und auch zu einer Veränderung des Mindsets angeregt. Da es keine Barrieren jeglicher Art mehr gibt, können Prozesse ganzheitlich angegangen und auch aus Kosten- und Verwaltungssicht bewertet werden.
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🙌 Entlastung von Mitarbeitern durch IT-Asset-Management
In Deutschland nimmt der Stresslevel in allen Bereichen immer weiter zu. Einer Umfrage der „Techniker Krankenkasse“ zufolge sind im Jahr 2021 26% der Befragten häufig gestresst. Stress ist somit mitten in der Gesellschaft angekommen und wird auch immer mehr zu einem unternehmerischen Wettbewerbsfaktor.
Jeder Unternehmer sollte daher genau schauen, wie es den eigenen Mitarbeitern geht und wie deren eigene Situation ist, weil dies auch direkte Auswirkungen auf die Arbeitsperformance hat. – Doch Technologie bietet auch hier wieder die Chance auf einen Ausweg!
Jegliche Technologie hat den Anspruch das Leben der Nutzer besser zu machen. Egal ob bei Smartphones, KI, intelligenten Haushaltsgeräten oder eben auch dem IT-Asset-Management wirkt dieser Leitsatz.
Mitarbeiter mögen generell keine wiederkehrenden Tätigkeiten, die langweilig sind!
Im Rahmen des IT-Lifecycle-Managements gibt es notwendige wiederkehrende Tätigkeiten. Das Potenzial eines ITAM-Systems liegt in der Entlastung der Mitarbeiter:
Vereinfachung von Standardarbeiten:
Ein ITAM-System gibt generelle Prozesse vor und hat eingebundene Features, die zeitsparend genutzt werden können.
Durch die Zeitersparnis wirkt dies direkt auf den Mitarbeiter als Entlastung, da er sich um andere Themen kümmern kann.
Durch die Prozessvorgaben (z. B. Übergabeprotokolle oder die manuelle Inventarisierung) müssen keine Diskussionen über den Lösungsweg innerhalb der Abteilung geführt werden, sondern es können andere Schwerpunkte gesetzt werden.
Übersicht bei wiederkehrenden Tätigkeiten:
Im Bereich von Wartungs- und Reparatur-Prozessen gibt es feste Termine, die auch aus rechtlichen Gewährleistungsgründen eingehalten werden müssen. Vielfach sind diese Termine aber nicht bekannt und müssen separat erfasst und gepflegt werden. Die Mitarbeiter sind mit der Pflege von solchen wiederkehrenden Terminen überlastet und kommen Ihren wichtigeren Arbeiten kaum nach.
Automatische Benachrichtigungen mit passendem Vorlauf informieren, schaffen Vertrauen in die eigenen Daten und entlasten ihn letztlich, da er sich auf das ITAM-System verlassen kann.
Wenn der Einkauf die passenden Daten eigenständig pflegen kann, muss diese Aufgabe nicht mehr durch die IT-Abteilung abgedeckt werden.
Wenn die Personalabteilung die Daten frühestmöglich zur Verfügung stellt, dann können alle angrenzenden Prozesse greifen und es entstehen keinerlei Bedarfs- oder Prozessprobleme. Der Einkauf und die IT-Abteilung werden zeitgleich entlastet, da diese Informationen vielleicht in der Vergangenheit nur durch Zuruf herangetragen und dann separat verwaltet werden mussten.
Die Buchhaltung kann sich ebenfalls eigenständig Informationen laden und muss nicht mehr auf den IT-Leiter zugehen, damit er die Reports für den Jahresabschluss oder Strategie-Meetings erstellt. Zudem entstehen für die Buchhaltung selbst keine Wartezeiten mehr, da früher die Daten nicht zeitnah vorgelegen haben.
Die Entlastungen auf allen Ebenen sind sehr plastisch und können durch IT-Asset-Management mit überschaubarem Aufwand erzielt werden. Die Einführung eines IT-Asset-Management-Systems kann dabei auch iterativ vollzogen werden und Abteilung für Abteilung mit eingebunden werden.
💘 Fazit
Wieso braucht denn nun jedes Unternehmen ein ITAM-System? – Diese Frage können Sie schlicht mit den Kernaussagen dieses Artikels beantworten:
Ganzheitliche Unterstützung des IT-Lifecycle-Managements durch unterschiedliche Abteilungen
Förderung des Ansatzes zum abteilungsübergreifenden Arbeiten
Entlastung Ihrer Mitarbeiter durch einheitliche Standards, Daten und Prozesse
Einsparung von Kosten durch besseres Prozess-Management
Compliance Anforderungen durch Zertifizierungen oder Audits
Ergebnis ist eine Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens mit nachhaltigem Erfolg auf vielen weiteren Ebenen!
🎤 Nachtrag zum Podcast – Danke an alle Zuhörer/Zuschauer!
Im Rahmen des LeadingTech Podcasts wurden viele dieser Themen angerissen und konnten auf Grund der Zeit nicht in der Tiefe besprochen werden. Wir hoffen, dass es Ihnen gefallen hat.
Selbstverständlich freuen wir uns auf jeglichem Austausch rund um das Thema IT-Asset-Management sowie Interesse an unserer Lösung Inventory360.
Herzlichen Dank an das DVC-Team und die nette Betreuung während des Podcasts in Frankfurt!
Herr Ritter verantwortet bei der EntekSystems die Bereiche Sales & Marketing, vom Management der Teams, bis hin zu Marketingkampagnen, Markenstrategien und Wachstumsplänen.
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Eine jährliche Inventur ist entscheidend, um Bestände zu erfassen, Unstimmigkeiten zu erkennen und das Geschäftsjahr korrekt abzuschließen. Gut geplante bietet eine Inventur zudem die Chance, Bestände zu optimieren und Engpässe frühzeitig zu vermeiden.
