Gerade im IT-Umfeld werden Gegenstände wie Notebooks, Headsets oder Netzteile häufig und gerne verliehen. Die Ursachen hierfür sind vielfältig:
- kurzfristige Kundenanforderungen oder Projekte
- ein Mitarbeiter, der sein Netzteil zu Hause vergessen hat
- Ausstattung für eine Kundenpräsentation oder Schulung
Häufig läuft dies nach dem Prinzip "aus den Augen, aus dem Sinn" und die Geräte kommen nicht fristgerecht oder gar nicht mehr zurück. Teilweise wird auch nicht festgehalten wer sich die Geräte überhaupt ausgeliehen hat.
Häufig läuft dies nach dem Prinzip "aus den Augen, aus dem Sinn" und die Geräte kommen nicht fristgerecht oder gar nicht mehr zurück. Teilweise wird auch nicht festgehalten wer sich die Geräte überhaupt ausgeliehen hat.
Eine Lösung muss her
Zunächst einmal muss ein Überblick geschaffen werden, welche Geräte überhaupt im Unternehmen verfügbar sind. Die Basis hierzu kann aus einer vollständigen Inventarisierung erfolgen. In vielen Unternehmen gibt es auch einen Pool mit beispielsweise Leih-Notebooks.
Zusätzlich wird eine stets aktuelle Liste Ihrer Mitarbeiter benötigt, um eine Zuweisung zu ermöglichen. Hierbei sollte auch beachtet werden, dass Geräte nach Ausscheiden des Mitarbeiters auch gesammelt zurückgegeben werden.
Diese beiden Komponenten werden anschließend in einer Lösung vereint.
Excel als Lösung?
Den meisten wird nun die gute alte Excel-Liste in den Sinn kommen. Bestehend aus einer Liste von Mitarbeitern und Geräten. Hierdurch entstehen allerdings viele Excel typische Nachteile:
- Fehlende Mehrbenutzerfähigkeit (gleichzeitige Zugriffe)
- Fehlender automatischer Abgleich der Mitarbeiter
- Keine automatische Erkennung von IT-Geräten
- Fehlender Kontext zu Datentypen und Aktionen
- Keine Erinnerungsfunktionen (z.B. per E-Mail)
Eine Excel Liste kann also ein erster Startpunkt sein und ist besser als Strichlisten oder Post-it Zettel, kommt aber im Hinblick auf eine Automatisierung und Arbeitserleichterung schnell an ihre Grenze.
💡 Inventarisierung leicht gemacht
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Es geht auch besser
Die Erfassung aller Verleihvorgänge sollte optimalerweise in einem bestehenden System zur Inventarverwaltung durchgeführt werden.
Nur so lassen sich alle Bereiche miteinander verknüpfen und Teile des Verleihs auch automatisieren.
Im ersten Schritt sollten Verleihvorgänge direkt im System erfasst werden können. An dieser Stelle muss auch direkt validiert werden, ob das Gerät im ausgewählten Zeitraum überhaupt verfügbar ist. Gerade bei Verleih-Terminen in der Zukunft ist dies eine wichtige Funktion.
Gleichzeitig empfiehlt es sich im System eine Benachrichtigung für alle Verleih-Vorgänge einzurichten, sodass der zugewiesene Mitarbeiter und ggf. auch der Fachbereich direkt per E-Mail an die Rückgabe erinnert wird.
Im Unternehmensumfeld hängen an einem Verleih-Prozess in 99% der Fälle auch weitere teils bürokratische Prozesse. Klassisches Beispiel sind hierfür Verleihprotokolle mit Unterschriftsfeldern um den Mitarbeiter an gewisse Pflichten zu erinnern. Ein sehr wichtiger Punkt auch bei der Ausgabe von Geräten an z.B. externe Dienstleister oder Kunden.
Fazit
Auch der Verleih von Geräten sollte immer ordnungsgemäß dokumentiert und abgelegt werden. Dies spart auf der einen Seite viel Ärger durch nicht verfügbare Geräte oder Lagerartikel und bietet zum anderen eine gute Nachvollziehbarkeit.
Sehr gerne verschwinden bei Mitarbeitern mal USB-Sticks, Netzteile und andere Gegenstände des Alltags, was letztlich auch zusätzliche Kosten im Unternehmen verursacht.
Mithilfe von digitalen Erinnerungen, einer Live-Übersicht und Eskalationsstufen kann man hier schnell für Abhilfe sorgen.
