Welche Assets oft vergessen werden?
Neben z. B. Notebooks, Servern oder dem Drucker gibt es durchaus Assets die angrenzend ebenso berücksichtigt werden müssen.
Folgende Assets sind aus unserer Sicht ebenfalls relevant und werden aber beim Einbeziehen oft nicht berücksichtigt oder vergessen:
- Chips & Schlüsselkarten oder ID-Karten für Authentifizierung
- Verträge mit IT-Dienstleistern
- Verträge für SaaS-Produkte (z. B. Atlassian)
Nachfolgend gehen wir auf diese drei Punkte genauer ein und beleuchten hierbei unterschiedliche Aspekte, die Ihnen bei der Kostenoptimierung und zugleich dem besseren Verständnis helfen werden!
Chips & Schlüsselkarten oder ID-Karten für Authentifizierung
Besonders kritisch zu sehen sind Assets, die einen Zugang zum Gebäude oder zu Ihrer sensiblen Infrastruktur erlauben. Die klassischen Fragen der Nachvollziehbarkeit sind hier natürlich wichtig:
- Wer ist aktuell der Besitzer?
- Wer hat wie lange z. B. den Schlüssel besessen?
- Wurde der Schlüssel nach Verlassen des Mitarbeiters zurückgegeben oder deaktiviert?
- Sind kritische ID-Karten z. B. für DATEV ebenfalls gesperrt worden oder auch bei DATEV als ungültig bekannt gegeben worden?
Neben der Beschaffungsfrage entstehen hier sehr sicherheitsrelevante Fragen, die grundlegend mit einer Inventarverwaltung und guten integrierten Prozessen beantwortet werden können.
Auf den zweiten Blick haben diese Assets auch im Rahmen der Beschaffung und durch Wartezeiten auch einen operativen Einfluss. Wenn die Mitarbeiter nicht regulär das Gebäude betreten können oder keinen Zugriff auf DATEV rechtzeitig erhalten, geht die Wertschöpfung entsprechend verloren und die Unzufriedenheit der Mitarbeiter steigt.
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Verträge – Allgemein
Häufig werden Verträge nicht kategorisch zur IT gezählt, sondern werden im Rahmen von Projekten dann dem dortigen Bereich zugeordnet. Beispielsweise betreut Sales in einem Salesforce Rollout Software-Anbieter und -Dienstleister, da hier wesentliche Anforderungen aus dieser Abteilung kommen.
Die Vernetzungen der Abteilungen und das übergreifende Arbeiten binden aber auch selbst in solchen Projekten IT-Ressourcen und sorgen dafür, dass auch solche Verträge durch die IT-Abteilung mittels einer Inventarverwaltung beobachtet, bewertet und langfristig auch einheitlich an die Buchhaltung zurückgespielt wird.
Klassischerweise ist jedes Thema in der heutigen Zeit nur am Rande mit IT verknüpft und sollte daher anteilig oder sogar vollständig von der IT-Abteilung mit betreut werden können.
Verträge mit IT-Dienstleistern
Im Speziellen sind die Verträge mit IT-Dienstleistern besonders teuer für ein Unternehmen. Der Kostenblock für diese Art von Verträgen ist in den meisten Unternehmen viel höher als angenommen. Durch eine Inventarverwaltung schaffen Sie die Möglichkeit erst solche Kosten- und auch Projekt-Analysen durchführen zu können.
Zugleich können Sie gezielt aus einem Datenpool einheitlich und mit hoher Qualität die Verträge entsprechend vergleichen und kontrollieren:
Automatische Benachrichtungen können Ihnen helfen sehr viele Verträge und deren Fristen im Überblick zu behalten:
Verträge für SaaS-Produkte
Der Wechsel von „On Premise“-Produkten hin zu SaaS-Produkten ist seit dem starken Aufkommen der Hyperscaler (z. B. AWS, Azure und Google als Beispiel) in vollem Gange.
Folgende Szenarien gibt es bei den Unternehmen:
- Fließender Wechsel bei dem viele Jahre lang Software auf beiden Seiten existiert (On Premise im Unternehmen selbst und nach und nach mehr in der Cloud).
- „Shift-and-Lift“ – Die Unternehmen wechseln das gesamte Produkt (z. B. SAP) innerhalb kürzester Zeit und tauschen lokales Hosting gegen Cloud Hosting aus. Erweitert wird in solchen Szenarien auch die Software einem Major Release Update unterzogen.
- Junge Unternehmen setzen von Anfang an sehr stark auf SaaS-Produkte und haben in einigen Fällen gar kein On Premise-Produkt mehr im Portfolio.
Durch die verschiedenen Szenarien ist die Überwachung solcher SaaS-Verträge eminent wichtig, um keine unnötigen Kosten zu erzeugen oder die passenden Einsparungen erhalten zu können. Jedes SaaS-Produkt kann unterschiedliche Vertragsbedingungen, Laufzeiten und Kündigungsfristen haben. Des Weiteren sind technische Aspekte beim Vertrag nicht über eine Excel-Liste abbildbar!
Die Inventarverwaltung kann die passenden Assets mit dem Vertrag in Beziehung setzen und die IT-Mitarbeiter können Risiko-Analysen, Bewertungen der Auswirkungen bei Kündigung eines Vertrages oder Kosteneinsparungs- und Optimierungspotenzial besser kalkulieren.
Was ist eigentlich mit NICHT-IT-ASSETS?
Die Unternehmen haben neben den IT-Assets auch sehr viele Güter, die gar nichts mit der IT zu tun haben. Die Buchhaltung legt meist einen Anschaffungswert fest ab dem die Güter separat erfasst werden müssen. Grundsätzlich müssten dann alle Assets mit diesem minimalen Anschaffungswert erfasst und im besten Falle über eine einheitliche Inventarverwaltung verwaltet werden.
Wenn z. B. neue höhenverstellbare Tische mit Zusatz-Equipment somit auch erfasst werden müssen, kann dies ebenfalls über eine Inventarverwaltung erfolgen. Grundsätzlich ändert sich nicht viel außer, dass andere Daten im System gepflegt werden müssen.
Die Inventarverwaltung kann unterschiedliche Daten in einem einheitlichen Modell abbilden und dadurch unterschiedliche Termine, Prüf-Dokumente oder auch Zuständigkeiten anzeigen und allen Abteilungen gleichwertig zur Verfügung stellen.
Unter Berücksichtigung dieses Punkts sollte in die Inventarverwaltung langfristig jedes Asset, was einen relevanten Einfluss auf die Operative des Unternehmens hat und zugleich die Anforderungen der Buchhaltung erfüllt. Somit gewinnt man von „allen Asset-Klassen“ einen Überblick und kann einen 360 Grad Blick über das eigene Unternehmen und deren Gütern gewinnen!
Fazit
Prüfen Sie intern, ob Sie selbst alle relevanten Verträge im Blick haben und ob Sie selbst einen guten 360 Grad Blick haben.
Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass in den meisten Fällen entweder Verträge oder andere Asset-Kategorien schlicht nicht betrachtet werden und dadurch Wertschöpfungs- und Kosteneinsparungspotenzial verloren geht.
Um dieses Potenzial zu heben, sollten Sie eine Inventarverwaltung einsetzen, die Prozesse glattziehen und sich klar machen, dass Sie als Unternehmer teilweise zu wenig Daten erheben. Mit dieser Einstellung können Sie schnell das Thema angehen und kurz- bis mittelfristig wieder stark an Wettbewerbsfähigkeit gewinnen.
