In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie sich optimal auf die Inventur vorbereiten, welche Inventurarten es gibt und warum Inventory360, das beliebte Bestandsmanagement-Tool von EntekSystems, Ihr idealer Begleiter für eine fehlerfreie und schnelle Inventur ist. Zudem geben wir Ihnen wertvolle Tipps zur Integration in IT-Asset-Management und zur Nutzung digitaler Tools.
🔍 Was ist die Inventur und warum ist sie wichtig?
Die Inventur ist die systematische Bestandsaufnahme aller Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt, häufig zum Bilanzstichtag.
Sie bildet die Grundlage für die Bilanz und stellt sicher, dass die in der Buchführung erfassten Bestände mit den tatsächlich vorhandenen übereinstimmen.
💡 Warum ist eine ordnungsgemäße Inventur entscheidend?
- Transparenz über die Vermögenswerte eines Unternehmens, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
- Fehl- und Überbestände werden vermieden, was sich positiv auf die Liquidität und den Gewinn auswirkt.
- Gesetzliche Anforderungen für Unternehmen, insbesondere für Kapitalgesellschaften, werden erfüllt.
Weitere Informationen zur Bedeutung einer genauen Inventur und wie sie Ihr Unternehmen stärkt, finden Sie in unserem Blogbeitrag: Was ist eigentlich Inventur?
📊 Die verschiedenen Inventurarten
Je nach Größe und Struktur des Unternehmens gibt es unterschiedliche Methoden zur Bestandsaufnahme. Jede Inventurart hat ihre eigenen Vorteile, und es ist wichtig, die richtige Methode zu wählen.
1️⃣ Stichtagsinventur
Die klassische Stichtagsinventur erfolgt am Bilanzstichtag. Sie ist die präziseste Methode, da alle Bestände an einem bestimmten Tag gezählt werden.
Dies kann jedoch zeitaufwendig und aufwendig sein, insbesondere in Unternehmen mit großen Lagern. Dabei hilft eine gut geplante Vorbereitung mit Inventory360, um den Prozess effizient zu gestalten.
2️⃣ Permanente Inventur
Hierbei werden die Bestände laufend erfasst, sodass keine separate Inventur am Jahresende notwendig ist.
Unternehmen, die auf digitale Tools wie Inventory360 setzen, profitieren von der kontinuierlichen Erfassung ihrer Bestände und sparen sich den Aufwand einer jährlichen Komplettinventur.
3️⃣ Stichprobeninventur
Diese Methode beruht auf einem statistischen Verfahren: Es werden nur Teile des Bestandes gezählt, und daraus wird der Gesamtbestand abgeleitet. Sie eignet sich besonders für Unternehmen mit großen, homogenen Beständen.
Voraussetzung ist eine hohe Datenqualität, die durch automatisierte Systeme wie Inventory360 gewährleistet wird.
🏔️ Herausforderungen bei der Inventur
Eine Inventur bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich, die ohne gute Planung und die richtigen Tools zu Fehlern und Verzögerungen führen können:
- Zeitdruck: Die Erfassung der Bestände kann lange dauern und Betriebsunterbrechungen verursachen.
- Fehleranfälligkeit: Manuelle Prozesse sind oft fehleranfällig, was zu Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Bestand führen kann.
- Unübersichtliche Lager: Eine unstrukturierte Lagerführung verkompliziert die Inventur und erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit.
- Technische Hürden: Veraltete Geräte oder unzuverlässige Systeme können den Prozess erschweren.
📝 Inventur vorbereiten – Eine Checkliste
Eine gründliche Vorbereitung ist essenziell, um die Inventur effizient und fehlerfrei durchzuführen. Hier sind die wichtigsten Schritte:
1️⃣ Inventurtermin festlegen
Setzen Sie einen festen Termin und informieren Sie alle Beteiligten rechtzeitig.
2️⃣ Mitarbeiter schulen
Eine gründliche Schulung im Umgang mit der Software und den Abläufen verhindert spätere Fehler.
3️⃣ Lager optimieren
Ordnung im Lager erleichtert die Bestandsaufnahme erheblich.
4️⃣ Technische Hilfsmittel prüfen
Überprüfen Sie Scanner, Tablets und Software auf volle Funktionalität und Synchronisation mit Inventory360.
5️⃣ Teams einteilen
Zählen Sie Bestände in Teams, um die Effizienz zu steigern.
6️⃣ Stichproben durchführen
Planen Sie Kontrollrunden ein, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
📈 Inventory360: Ihr idealer Partner für die Inventur
Die moderne Bestandsmanagement-Software Inventory360 bietet alles, was Sie für eine erfolgreiche und stressfreie Inventur benötigen. Die Software automatisiert viele Prozesse, minimiert Fehler und sorgt dafür, dass Sie jederzeit auf aktuelle Bestandsdaten zugreifen können.
Was Unternehmen tun müssen für eine vollumfängliche Inventarisierung, worauf es wirklich ankommt und was die Bedeutung hinter einer echten Inventarisierung ist, finden Sie in unserem Fachbeitrag heraus: Was versteht man unter Inventarisierung?
💡 Inventarisierung leicht gemacht
Kombiniert Hardware, Lizenzen, Verträge, Bestellungen und vieles mehr in einem System.
💼 5 Vorteile durch Inventory360
1️⃣ Automatisierte Bestandsaufnahme
Mit mobilen Endgeräten können Mitarbeiter direkt im Lager Bestände erfassen. Die Daten werden automatisch synchronisiert und stehen in Echtzeit zur Verfügung.
2️⃣ Echtzeit-Daten
Inventory360 zeigt Ihnen jederzeit den aktuellen Bestand und vermeidet so Abweichungen.
3️⃣ Mehrbenutzerfähigkeit
Mehrere Teams können gleichzeitig am Inventurprozess arbeiten, ohne dass es zu Datenkonflikten kommt.
4️⃣ Flexible Inventurmethoden
Ob Stichtagsinventur, permanente Inventur oder Stichprobeninventur – Inventory360 bietet für alle gängigen Verfahren Lösungsansätze und passende Unterstützung.
5️⃣ Detaillierte Berichte und Analysen
Nach Abschluss der Inventur liefert Inventory360 umfangreiche Berichte und Analysen, die Ihnen helfen, Optimierungspotenziale zu erkennen und Lagerbestände zu verwalten.
💡 Hardware- & Software-Inventarisierung - Ein kleiner aber feiner Unterschied
Eine Software-Inventarisierung beinhaltet die detaillierte Erfassung und Verwaltung sämtlicher installierten Softwareanwendungen in einem Unternehmensnetzwerk.
Dies ermöglicht nicht nur die Kontrolle über Lizenzen und die Einhaltung von Lizenzverträgen, sondern auch die Identifizierung von veralteter oder nicht autorisierter Software, was zur Verbesserung der Cybersicherheit beitragen kann.
Die Hardware-Inventarisierung hingegen konzentriert sich auf die physische IT-Infrastruktur eines Unternehmens: Hierzu gehören Desktop-Computer, Laptops, Server, Drucker, Router und andere Geräte.
Eine umfassende Hardware-Inventarisierung hilft Unternehmen, den Zustand, die Standorte und die Nutzung dieser Geräte zu überwachen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, um etwaige Engpässe oder Wartungsanforderungen rechtzeitig zu erkennen und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit den notwendigen Ressourcen ausgestattet sind, um effektiv zu arbeiten.
🏛️ Pflichten zur Inventarisierung
Die Inventarisierungspflicht im öffentlichen Bereich spielt eine zentrale Rolle, um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Vermögenswerten sicherzustellen.
Öffentliche Einrichtungen sind gesetzlich dazu verpflichtet, sämtliche Vermögensgegenstände, wie Möbel, technische Geräte oder Fahrzeuge, zu erfassen und in ein Inventar aufzunehmen.
Dieser Prozess dient der lückenlosen Kontrolle, dem Schutz vor Verlust oder Missbrauch und der effizienten Verwaltung öffentlicher Mittel. Mithilfe einer strukturierten Inventarisierung können Bestände jederzeit überprüft und Unregelmäßigkeiten frühzeitig erkannt werden.
Gerade in Zeiten knapper Budgets gewinnt diese Pflicht an Bedeutung, da sie eine präzise Budgetplanung und den nachhaltigen Einsatz von Ressourcen unterstützt.
Moderne IT-Lösungen wie Inventory360 bieten hierbei eine effiziente Möglichkeit, den Inventarisierungsprozess zu digitalisieren und zu automatisieren, wodurch eine transparente und rechtssichere Bestandsführung gewährleistet wird.
✅ Inventarisierungspflicht im öffentlichen Bereich
Hier ist eine Liste der wichtigsten Inhalte, die im Zusammenhang mit der Inventarisierungspflicht im öffentlichen Bereich behandelt werden sollten:
- Rechtliche Grundlagen: Überblick über die gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien zur Inventarisierung im öffentlichen Sektor.
- Vermögensgegenstände: Definition, welche Gegenstände als inventarpflichtig gelten (z. B. Möbel, technische Geräte, Fahrzeuge).
- Transparenz und Kontrolle: Bedeutung der Inventarisierung zur Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit von Beständen und der Prävention von Verlust oder Missbrauch.
- Effiziente Verwaltung öffentlicher Mittel: Wie eine systematische Erfassung und Verwaltung von Beständen eine präzise Budgetplanung und den nachhaltigen Einsatz von Ressourcen ermöglicht.
- Moderne IT-Lösungen: Einsatz digitaler Tools wie Inventory360 zur Automatisierung und Digitalisierung des Inventarisierungsprozesses.
- Vorteile der Automatisierung: Reduzierung von Fehlern, Echtzeit-Datenzugriff und rechtssichere Bestandsführung durch moderne Softwarelösungen.
- Nachhaltige Ressourcennutzung: Wie die Inventarisierung zur effizienten und nachhaltigen Nutzung öffentlicher Mittel beiträgt.
📃 Fazit – Mit der richtigen Vorbereitung und Inventory360 stressfrei ins neue Jahr
Eine gründlich geplante und gut durchgeführte Inventur ist entscheidend, um das Geschäftsjahr korrekt abzuschließen. Mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Tools wie Inventory360 gelingt Ihnen die Bestandsaufnahme effizient, fehlerfrei und ohne Stress.
Starten Sie gut vorbereitet und mit einem optimierten Lagerbestand ins neue Jahr – Inventory360 ist Ihr idealer Partner für eine digitale und automatisierte Inventur.
