🔎 1. Inventarisierung je nach Größe des Unternehmens
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich eine Inventarisierung?
So lautet die Kernfrage vieler Unternehmen, die sich eingangs mit dem Thema der Inventarisierung auseinandersetzen.
Eine eindeutige Antwort auf die Frage nach Inventarisierung ist schwer zu geben, da jedes Unternehmen andere Anforderungen an sein Inventar stellt.
Grundsätzlich kann man allerdings festhalten: Eine Inventarisierung lohnt sich für alle Unternehmen, unabhängig von der Unternehmensgröße, dem Standort oder dem Umsatz.
Damit stellt ein ITAM ein klassisches one-size-fits-all dar.
Inventarisierung kann in Unternehmen jeder Größe zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen, zu geringeren Kosten und zu einer verbesserten Prozessqualität beitragen.
Inventarisierung kann in Unternehmen jeder Größe zu einer effizienteren Nutzung der Ressourcen, zu geringeren Kosten und zu einer verbesserten Prozessqualität beitragen.
🏠 Kleine Unternehmen
Gerade für kleine Unternehmen ist eine passende Inventarisierungslösung eine sehr effiziente Möglichkeit, um den Besitz zu verfolgen und zu verwalten.
Durch eine passende Inventar-Lösung können gerade kleine Unternehmen, die nur ein paar Mitarbeiter beschäftigen, mit wenig Aufwand einen großen Mehrwert dadurch für sich generieren, dass sie sofort wissen welche Assets sich an welchem Ort und in welchem Einsatz befinden.
Ein IT-Asset-Management für die eigene Inventarisierung zu nutzen, unterstützt dabei nicht lediglich den bestehenden Besitz effizient zu erfassen, sondern ist darüber hinaus ein mächtiges Instrument, um dauerhaft die Kosten zu senken.
Das Inventarsystem hilft dabei, die Assets zu verfolgen, zu verwalten und zu warten, und es kann auch die Kosten senken, indem es festlegt, welche Assets gekauft, veräußert und aufgerüstet werden können. Es ist daher auch ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens, das sicherstellen möchte, dass seine Assets effizient und wirtschaftlich verwaltet werden.
Maßgebliche Faktoren sind an dieser Stelle vor allem Informationen aus den Discovery-Möglichkeiten, so werden beispielsweise durch entsprechend bereitgestellter Daten doppelte Bestellungen vermieden, man erhält Überblick über bestehende Ersatzteile oder auch über auslaufenden Lizenzen.
🏢 Größere Unternehmen
Insbesondere für größere Unternehmen, die mehr als zehn Mitarbeiter und mehr als einhundert Assets haben, ist es wichtig, ein Inventarsystem zu haben.
Größere Unternehmen sollten eine professionelle Inventarisierung in Erwägung ziehen, um den größtmöglichen Nutzen aus der Prozessoptimierung zu ziehen.
Für größere Unternehmen bietet eine Inventarisierung die Möglichkeit, den Warenbestand im gesamten Unternehmen zu verfolgen, um sicherzustellen, dass alle Ressourcen auf die effizienteste Weise eingesetzt werden.
Zudem kann eine Inventarisierung helfen, die Kosten für Ersatzteile und Wartung zu senken und gleichzeitig den Kundenservice zu verbessern.
Durch Inventarlösungen können Unternehmen sicherstellen, dass sie ihre Vermögenswerte im Auge behalten und sich darauf verlassen können, dass sie nicht durch Diebstahl, Verlust oder einfach nur durch den Verschleiß verloren gehen.
💡 2. Ab welchem Punkt lohnt sich eine Inventarisierung?
Die Antwort auf diese Frage hängt davon ab, wie gut ein Unternehmen seine Vermögenswerte verwaltet.
Wenn Ihr Unternehmen einen hohen Bestand an Vermögenswerten hat, die überwacht und aktuell gehalten werden müssen, ist es an der Zeit, die Inventarisierung sofort in Betracht zu ziehen.
Wenn Ihr Unternehmen jedoch eine kleine Anzahl an Vermögenswerten hat, empfiehlt sich eine entsprechende regelmäßig aktualisierte Inventarisierung ebenfalls, um einen Überblick über die zugehörigen Vermögensdaten zu erhalten und mit effizienten Informationen arbeiten zu können.
📍 Weitere Aspekte für eine Inventarisierung:
- Bessere Übersicht und Transparenz der physisch vorhandenen Güter im Unternehmen und deren Standort
- Bewertung der vorhandenen Daten zwecks Standortes und des Zustands
- Auffinden von möglichen Problemen auf Grund von verschwundenen Assets, die schon Teil der zukünftigen Planung sind
- Etablierung eines Routine-Prozesses, um allgemeine Qualitätsstandards aus operativer Sicht und Compliance-Gründen zu erhöhen
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📅 3. Wann muss inventarisiert werden?
Von rechtlicher Seite ist jedes Unternehmen bei Geschäftseröffnung und am Ende eines jeden Geschäftsjahres verpflichtet, ein Inventarverzeichnis seiner Vermögensgegenstände aufzustellen.
Hier gibt es nur einige - wenige - Ausnahmen wie z.B. Einzelkaufleute mit bestimmten Umsatz- / Gewinngrenzen.
📆 4. Zu welchem Zeitpunkt muss inventarisiert werden?
Grundsätzlich muss eine Inventur jährlich, zum Abschluss eines Geschäftsjahres von allen rechnungslegungspflichtigen Unternehmen durchgeführt werden. Basierend auf der Art der Inventur kann der Zeitpunkt der Inventur-Durchführung weiter vom Stichtag entfernt liegen.
Vermögensgegenstände müssen prinzipiell per körperlicher Bestandsaufnahme zeitnah des Stichtags erfasst werden – hier spricht man von der sogenannten Stichtagsinventur.
Der sogenannte Bilanzstichtag markiert den Abschluss eines Geschäftsjahres und bildet in der Regel den Stichtag für die Inventur.
Somit muss eine Inventur stets zum Bilanzstichtag erfolgen - in der Regel ist dies der 31.12. eines Kalenderjahres. Darüber hinaus muss eine Inventur bei jeder Geschäftseröffnung, -schließung und -übernahme durchgeführt werden, gemäß § 240 HGB.
Bei der Inventur am Schluss des Geschäftsjahrs bedarf es einer körperlichen Bestandsaufnahme für diesen Zeitpunkt nicht, wenn durch die Anwendung eines den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechenden Verfahrens gesichert ist, dass der Bestand nach Art, Menge und Wert festgestellt werden kann. In diesen Fällen spricht man von der sogenannten laufenden oder permanenten Inventur.
Diese Vereinfachung erlaubt die Aufnahme verteilt über das ganze Geschäftsjahr und die Fortrechnung des unter dem Jahr festgestellten Istbestands bis zum Bilanzstichtag aufgrund der bestehenden Buchungsunterlagen. Rechtsgrundlagen zum Inventar bilden das deutsche Handelsgesetzbuch (HGB) in §§ 238 ff. - 241a und das österreichische Unternehmensgesetzbuch (UGB) in §§ 189, 191 und 192 ab.
📋 5. Welche Anlagegüter brauchen nicht inventarisiert zu werden?
Laut nach § 6 Abs. 2 a EStG müssen Wertgegenstände, die in einem Sammelposten zusammengefasst sind, steuerlich nicht nach § 240 HGB inventarisiert werden.
Die Grenze für die geringwertigen Wirtschaftsgüter beträgt hierbei ab 800 Euro, wogegen eine Aufzeichnungspflicht (Sammelposten) nach § 6 Abs. 2 Satz 4 bis 250 Euro gilt.
📎 6. Wer muss die Inventarliste erstellen?
Gemäß § 240 Abs. 1 HGB sowie §§ 140, 141 Abs. 1 AO sind Jahresabschlüsse auf Basis jährlicher Bestandsaufnahmen zu erstellen.
Dies bedeutet für Unternehmen, dass Sie Inventarlisten- oder Verzeichnisse anlegen müssen, insofern Sie auch einen Jahresabschluss erstellen. Eine entsprechende Inventarliste dient als Grundlage des Jahresabschlusses.
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🏛️ 7. Wer muss eine Inventarliste führen?
Laut Bilanzierungspflicht des Handelsgesetzbuches (§ 266 HGB) sind alle bilanzierungspflichtige Unternehmen und Kaufleute verpflichtet regelmäßige Inventuren durchzuführen.
Somit bietet die Anschaffung einer Inventarverwaltung die Basis für das Anlegen entsprechender Inventarlisten und kann sowohl Unternehmern, aber auch Freelancern, eine deutlich bessere Planungssicherheit bieten.
📑 Bilanzierungspflicht
Die Bilanzierungspflicht ist abhängig von der Rechtsform und der Unternehmensgröße.
Das Gesetz (§ 266 HGB) unterscheidet die nachfolgenden Rechtsformen:
- Einzelkaufleute und Freiberufler
- Personengesellschaften mit unbeschränkter Haftung, zu denen die Offene Handelsgesellschaft (OHG), die Gesellschaft des bürgerlichen Rechts (GbR) und die Partnergesellschaft (PartG) gehören
- Haftungsbeschränkte Rechtsformen wie die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), die Haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft (UG) sowie die GmbH & Co. KG.
Bei einer Bilanz handelt es sich um eine Abschlussrechnung, die auf dem Inventar eines Unternehmens basiert. Dieses Inventar wird im Rahmen einer Inventur (Klassisch: Messen, Zählen und Wiegen) aufgenommen.
Am wichtigsten ist: Zu wissen, was man hat, um zu wissen, was man braucht!
💻 8. Asset Anzahl und Unternehmensgröße
Die Unternehmensgröße als alleinigen Faktor einzubeziehen, reicht manchmal nicht aus. Insbesondere IT-Dienstleister haben in der Regel wenige Mitarbeitende, verwalten aber oft sehr große Mengen an Assets Ihrer Kunden.
Gleich verhält es sich mit anderen Asset-Kategorien in den Unternehmen, die neben der IT-Hardware ebenfalls erfasst werden müssen:
- Nicht IT bezogene Assets wie z.B. Büromöbel, Schlüssel- und Einlasskarten, Werkzeuge
- Software & Lizenzen
- Verträge
- Diverse Lagerartikel
Durch eine sehr breite Auflistung der Assets steigt die Menge deutlich an, dadurch ebenso die Notwendigkeit eine Inventarverwaltung einzusetzen und die Inventarisierung als Standard im Unternehmen einzuführen.
Umso besser die Vermögenswerte des Unternehmens erfasst werden, desto einfacher sind Verluste erkennbar, Effizienzen zu heben und zugleich genauere Planungen durchzuführen.
🧭 9. Fazit
Eine Inventarisierung lohnt sich in jedem Unternehmen – egal, ob klein oder groß. Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr profitiert es jedoch davon.
Mit einer Inventarisierung können Unternehmen nicht nur ihre Kosten senken, sondern auch die Effizienz erhöhen und gleichzeitig die Sicherheit und Kontrolle über ihre Vermögenswerte erhöhen.
Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern profitieren besonders von einer Inventarisierung, da die Komplexität der Vermögenswerte, die verwaltet werden müssen, einfacher zu überblicken ist. Unternehmen, die noch kleiner sind, sollten ebenfalls eine Inventarisierung in Betracht ziehen, besonders wenn sie ein hohes Wachstumspotential haben.
Durch den Einsatz eines IT-Asset-Managements gewährleisten Unternehmen eine effiziente Verwaltung ihrer Vermögenswerte und können ihre Inventare in Echtzeit managen.
Eine professionelle IT-Inventarisierung hilft nachweislich dabei, Prozesse zu automatisieren, Lagerbestände zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Dadurch können Unternehmen, jeglicher Größe, ihre finanzielle Leistungsfähigkeit erhöhen und ihren Geschäftserfolg verbessern.
